Heute stehen Unternehmen vor einem gemeinsamen Problem, dem Überfluss an Unternehmensinformationen in Form von strukturierten Daten, die in Datenbanken gespeichert und von ERP-System generiert werden, zum Beispiel von SAP, und von unstrukturierten Daten in Form von Papierdokumenten und elektronischen Dokumenten, E-Mails, Bildern und mehr. Selbstverständlich suchen große und kleine Unternehmen nach Lösungen, um diese Daten auf effiziente und kosteneffektive Weise zu strukturieren und zu verwalten, und zwar mit möglichst geringem Aufwand und minimalen Investitionen in teure IT-Ressourcen. Forschungen besagen, dass beinahe 80 % der Unternehmensinformationen unstrukturiert sind und auf dezentrale Weise verwaltet werden, was ihre Verwaltung extrem schwierig und teuer macht.

Als SAP-Kunde suchen Sie nach Wegen, die Lücke zwischen Daten in Ihrem SAP-System und den unstrukturierten, oftmals unternehmenskritischen Daten zu überbrücken, die aus Quellen außerhalb von SAP stammen, zum Beispiel Rechnungen auf Papier, Lieferscheine, Faxe, Kunden-E-Mails, Verträge, Personalakten und andere. Die iGuana-iDM-Lösung für das SAP-Dokumentenmanagement kann Ihnen helfen, diese Lücke zu überbrücken, eine vollständige und vereinheitlichte Ansicht Ihrer Kunden, Mitarbeiter, Lieferanten, Vertriebs- und sonstiger Partner anzulegen, Ihre Produktivität zu steigern und Ihr Ergebnis zu verbessern.

Unsere Lösung

Mit der iGuana-iDM-Lösung für das SAP-Dokumentenmanagement werden Sie in der Lage sein, Papierdokumente und elektronische Dokumente einfach und sicher zu erfassen und zu archivieren, sie in SAP-Transaktionen und -Workflows zu integrieren und sie direkt über die vertraute SAP-Benutzerschnittstelle abzurufen. Das bedeutet, dass Ihre Anwender von einem unternehmensweiten und nahtlosen Zugriff auf alle Dokumente profitieren, die mit einer bestimmten Geschäftstransaktion in SAP zusammenhängen, ohne das vertraute SAP-Umfeld verlassen zu müssen. Infolgedessen erlebt Ihr Unternehmen beträchtliche Produktivitätszuwächse, Verbesserungen der betrieblichen Effizienz und eine Senkung der IT-Kosten und sonstiger Kosten.

Für einen ausführlichen Überblick der verfügbaren Funktionen besuchen Sie bitte die Seite der iGuana iDM Suite.

Unternehmensprozesse optimieren

Unter dem Gesichtspunkt von Unternehmensprozessen kann Ihnen die iGuana-iDM-Lösung für das SAP-Dokumentenmanagement helfen, Ihre papierintensiven, zeitraubenden und somit fehleranfälligen Unternehmensprozesse wie die Verarbeitung und Freigabe eingehender Rechnungen (Kreditorenbuchhaltung) oder das Management von Personalakten zu vereinheitlichen. Mit dem SAP-Dokumentenmanagement verpassen Sie keine Fälligkeitsdaten oder Skonti mehr, Sie müssen keine Säumniszuschläge zahlen und Sie verschwenden keine Ressourcen mit routinemäßigen Verwaltungstätigkeiten.

IT-Kosten senken

Unter IT-Gesichtspunkten werden Sie die Leistung Ihres ERP verbessern und die Zeit für die Suche nach Informationen verringern können, wenn Sie Dokumente im iGuana-iDM-Archiv speichern. Mit der iGuana-iDM-Lösung für das SAP-Dokumentenmanagement gewinnen Sie Platz, machen Sie ERP-Ressourcen frei und sparen Sie Geld für Verwaltungstätigkeiten und Hardware. Das führt zu wesentlich geringeren Gesamtkosten über den gesamten Lebenszyklus hinweg (Total Cost of Ownership, TCO) und Ihre Kapitalrendite wird maximiert.

Gewährleistung der Konformität mit Gesetzen und Vorschriften

Die iGuana-iDM-Lösung für das SAP-Dokumentenmanagement umfasst Funktionen, die Ihnen helfen, den Betrieb zu vereinheitlichen und die Verwaltungskosten für die Erfüllung gesetzlicher Auflagen und Konformitätsanforderungen zu senken. Konformität mit gesetzlichen Vorschriften und vertraglichen Vereinbarungen ist automatisch gewährleistet, ob es bei den besonderen Anforderungen um revisionssichere Archivierung, den Schutz sensibler Daten vor unautorisiertem Zugriff, die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen oder die kontrollierte Vernichtung von Daten entsprechend den Datenschutzrichtlinien geht.

SAP-Dokumentenmanagement – Bestandteile der Lösung

Dokumente scannen

Der Hochleistungs-iProcess-Kern von iGuana iDM ist in der Lage, bis zu 1 Million Dokumente pro Tag zu verarbeiten. Er unterstützt sowohl Hochleistungsscanner als auch Desktopgeräte. Abhängig von Ihrem Bedarf können wir Scanner mit einer Scankapazität von jeweils bis zu 50.000 Seiten pro Tag zur Verfügung stellen. Alle Papierdokumente werden direkt in iGuana iDM gescannt. Entsprechend der Anzahl der zu scannenden Dokumente und Ihren besonderen Anforderungen können sowohl Barcode-Scans als auch leistungsstarke Technologien wie Freiformerkennung und Datenextraktion (OCR, ICR, OMR) angewendet werden.

Durch die Integration in SAP werden gescannte und archivierte Dokumente automatisch an transaktionale Prozesse in SAP gekoppelt, zum Beispiel den Kreditorenprozess, und sie stehen für die direkte Anzeige über die SAP-Benutzerschnittstelle zur Verfügung. So ist für eine nahtlose Erfahrung für die SAP-Anwender und eine einheitliche Ansicht Ihrer Kunden-, Lieferanten-, Vertriebspartner- und anderer Profile in SAP gesorgt.

Sichere Archivierung

iGuana iDM dient als sichere Dokumentenablage für gescannte Papierdokumente und elektronische Dokumente. Alle Dokumente in iGuana iDM werden in einem revisionssicheren und gesetzeskonformen Format gespeichert, wobei ein vollständiger Prüfpfad jederzeit zur Überprüfung zur Verfügung steht.

Sobald das Scannen von Papierdokumenten beendet ist, analysiert iGuana iDM die Qualität der Indexierung/Klassifizierung gründlich und markiert mögliche Fehler, die zu Qualitätskontrollzwecken nötigenfalls geprüft und korrigiert werden können, bevor die fraglichen Dokumente in SAP zur Verfügung gestellt werden.

Microsoft Office und andere digitale Dokumente

iGuana iDM unterstützt die Archivierung digitaler Dokumente, darunter Microsoft-Office-Dokumente (MS Word, Excel, PowerPoint usw.) und Multimediadateien wie Bilder und Videos, PDF/A-Dokumente und mehr. iGuana iDM bietet eine Dokumenten-Renderingfunktion, die Dokumente in Formaten, die nicht mehr unterstützt werden, in zugängliche Bilddateien umwandelt.

Microsoft Exchange

iGuana iDM lässt sich problemlos in MS Exchange integrieren, wodurch es möglich wird, Outlook-E-Mails, zum Beispiel von Kunden, in iGuana iDM zu archivieren und diese E-Mails an entsprechende Datensätze in Ihrem SAP-ERP-System zu koppeln.

Nahtlose Rückholung über die SAP-Benutzerschnittstelle

Durch Integration in SAP ist es iGuana iDM möglich, SAP-Anwendern eine dokumentenzentrierte Unternehmensansicht jedes Kunden, Lieferanten und anderer Daten zu bieten – alle im Rahmen einer logischen Struktur. In iGuana iDM archivierte Dokumente können aus den unterschiedlichsten (physischen oder elektronischen) Quellen, Nicht-SAP-Umgebungen und älteren Systemen stammen. Autorisierte SAP-Anwender können Dokumente einfach nach Bedarf und unter Verwendung der vertrauten SAP-Schnittstelle abrufen, ohne sich jemals in iGuana iDM einloggen zu müssen.

Integration in den SAP-Workflow

In iGuana iDM archivierte Dokumente können in den SAP-Workflow eingebunden werden, wie etwa in den Kreditorenprozess. Beispielsweise kann eine in iGuana iDM gescannte und archivierte Rechnung durch die Integration in SAP automatisch Teil eines entsprechenden Freigabe-Workflows in SAP werden oder ihn auslösen. Unter Anwendergesichtspunkten ist die Erfahrung wieder nahtlos, weil die SAP-Anwender ihre Arbeit innerhalb der gewohnten SAP-Umgebung erledigen können.

SAP mit iGuana iDM nutzen.

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