Если вы решили привлечь для сканирования медицинской документации стороннего подрядчика, прежде всего необходимо выбрать надежную компанию, предоставляющую услуги оцифровки. Найти компанию, которая работает оперативно, точно, качественно и на высоком профессиональном уровне, не всегда легко. Сложнее всего определить критерии выбора и составить список вопросов для обсуждения с потенциальным подрядчиком.

Важны не только стоимость и качество сканирования, хотя эти параметры нужно тоже обязательно учитывать. Важно помнить и о рисках нарушения конфиденциальности. Ниже приводятся несколько полезных рекомендаций.

  • Репутация: Безусловно, работу с архивом историй болезни пациентов можно доверить только компании с безупречной репутацией в сфере здравоохранения и солидным опытом сканирования медицинских карт. Компания и ее руководство должны пользоваться доверием ваших коллег и предоставить несколько положительных рекомендаций от авторитетных организаций в вашей отрасли.

  • Оптимизированный процесс сканирования: Выбранный исполнитель должен применять четко регламентированный прозрачный процесс сканирования. Это означает, что в его распоряжении должен быть пошаговый план работы с каждым проектом сканирования. В идеале этот процесс должен включать следующие этапы: получение архива; транспортировка и прием архивных материалов на объекте, где будет происходить сканирование; подготовка документов; сканирование документов; индексация и классификация; выдача метаданных и изображений; подтвержденное (конфиденциальное) уничтожение. 

  • Обработка срочных запросов: Узнайте, каким образом поставщик планирует выполнять срочные запросы на сканирование или физическую доставку. Если вам требуется немедленное сканирование или физическая доставка определенного документа, какая процедура будет для этого выполнена и в какие сроки? Каким образом вы будете оформлять такие запросы и отслеживать их исполнение? Вы должны иметь возможность получать информацию о статусе любого файла или документа из вашего архива (в том числе срочную) в любое время суток, в режиме реального времени.

  • Качество: Убедитесь, что применяемые сканеры и технологии обработки документов обеспечивают максимально высокое качество изображения. Уточните не только то, какое специализированное оборудование применяется, но и какие функции оно выполняет в действительности. Следующие несколько моментов, касающихся потери данных, должны вас насторожить: полное удаление (в отличие от изъятия) пустых изображений и сканирование только в черно-белом или только в цветном варианте (а не в обоих вариантах). Каким образом исполнитель гарантирует, что каждая страница действительно отсканирована, и в процессе сканирования не упущена ни одна деталь?

  • Конфиденциальность и безопасность: Убедитесь, что на объектах поставщика услуг действуют строгие правила контроля физического доступа, внедрены современные системы сигнализации и противопожарной охраны. Узнайте, как поставщик обеспечивает безопасность вашей документации во время транспортировки и предоставляет ли он опечатанное хранилище. Оцените мощность и пропускную способность IT-инфраструктуры исполнителя и задайте вопросы об обеспечении защиты и конфиденциальности данных. Обязательным условием является защищенная конфиденциальная передача отсканированных изображений и метаданных.

  • Подтвержденное уничтожение: Опытный поставщик услуг обязательно уничтожит ваши документы с соблюдением применимых отраслевых регламентов подтвержденного уничтожения. Вы должны быть уверены в том, что они не окажутся на мусорной свалке. Если исполнитель выполняет уничтожение самостоятельно, у него должно быть соответствующее разрешение. Если для уничтожения документации исполнитель привлекает специализированную компанию, эта компания должна продемонстрировать доказательства надлежащего выполнения порученного ей уничтожения. Обязательно должен быть выдан документ, подтверждающий факт уничтожения.

  • Квалифицированный персонал: Персонал должен иметь надлежащую подготовку и достаточный опыт (желательно с медицинской документацией). Убедитесь, что с сотрудников вашего исполнителя взяты подписки о неразглашении и что их биографические данные были надлежащим образом проверены. Они должны иметь теоретическую и практическую подготовку, связанную с аспектами конфиденциальности, безопасности и обработки конфиденциальной информации. Также не будет лишним изучить их образование и опыт.

Выбирайте солидные компании с хорошей репутацией и подтвержденным опытом работы в вашей отрасли, чтобы получить надежное решение, разработанное в соответствии с высочайшими стандартами.