Управление документооборотом для малого и среднего бизнеса часто сопряжено с множеством проблем. Из-за нехватки времени и бюджетных ограничений нередко возникают ситуации, когда важные деловые документы (как электронные, так и бумажные) хранятся в разных местах в условиях отсутствия единой методологии управления документооборотом. В результате становится сложно получить всестороннее и последовательное представление о своих клиентах, поставщиках, партнерах и дистрибьюторах. Не менее сложно проконтролировать доступ сотрудников к тем или иным документам компании и гарантировать безопасность информации.

Простое и эффективное управление документооборотом для малого и среднего бизнеса

Решение iGuana iDM в области управления документооборотом для малого и среднего бизнеса призвано помочь вам решить эти проблемы. Все процессы архивации документов могут быть централизованы за небольшую плату, без затрат на дорогостоящее оборудование и IT-ресурсы, а также без дополнительного обучения персонала. Платформа iGuana iDM предлагает безопасную среду для распознавания, распространения, управления, архивирования и дальнейшего извлечения деловой документации при помощи 100%-ного интуитивно понятного и простого в использовании веб-интерфейса.

Унифицированные файлы клиентов / поставщиков

Система iGuana iDM позволяет централизованно архивировать все документы, имеющие отношение к тому или иному клиенту, поставщику и партнеру, и организовать их в виде логического дерева данных, унифицирующего всю информацию о соответствующем клиенте / поставщике. Например, вы можете взять все относящиеся к соответствующему клиенту счета, контракты, накладные, ценовые предложения, электронные письма и мультимедийные файлы, такие как изображения и видео, и поместить их в файл данного конкретного клиента в iGuana iDM. По тому же принципу архивируется документация, связанная с поставщиками и партнерами.

Каждый раз, когда с вами связывается клиент или когда вы должны обработать счет вашего поставщика, вам не нужно извлекать информацию из разрозненных источников, таких как бумажные файлы, документы MS Office, электронные письма и т. д. Достаточно одного клика — и в вашем распоряжении оказывается вся информация о соответствующем клиенте / поставщике, собранная в едином централизованном архиве iGuana iDM.

Бумажные документы можно легко сканировать с помощью обычного многофункционального принтера или простого настольного сканера, в зависимости от ваших потребностей и предпочтений.

Безопасный доступ к документам

Решение iGuana iDM обеспечивает комплексную защиту на уровне группы, пользователя, документа и поля. Это означает, что вы можете предоставлять различные права доступа разным пользователям, используя для этого ряд критериев, и определять те действия, которые эти пользователи могут выполнять с архивированными документами. По сути, iGuana iDM обеспечивает гибкий контроль над тем, кто именно может получить доступ и к каким документам.

Например, можно с легкостью настроить уровни доступа таким образом, чтобы пользователи из вашего бухгалтерского отдела могли просматривать и (или) редактировать только те документы, которые относятся к их ежедневной работе. Точно так же начальники отделов могут видеть только документы, связанные с операциями их отделов, а руководство предприятия — иметь доступ ко всему документообороту.

Кроме того, документы, заархивированные в iGuana iDM, также доступны через приложение iSearch для iPhone и iPad, скачать которое можно в App Store. Пользователи с соответствующими правами доступа могут просматривать разрешенные документы в любом месте, в любое время и с соблюдением всех надлежащих требований безопасности.

Перенаправление и утверждение документов

Входящие документы, такие как счета или традиционные письма, можно отсканировать в iGuana iDM и при необходимости направить соответствующему персоналу. Например, счет вашего поставщика при получении сканируется и автоматически перенаправляется в бухгалтерию для дальнейшей обработки. Функцию утверждения также можно включить в процесс маршрутизации и сначала направлять счет руководству для утверждения, после чего — на обработку.

Современная и мощная платформа по выгодной цене

Все функции решения iGuana iDM доступны онлайн. Все, что вам нужно, — это подключение к Интернету и веб-браузер. Вы получаете возможность разместить программное обеспечение за пределами своего офиса, например, в облаке, а не хранить его на собственных серверах. Благодаря этому отпадает необходимость инвестировать средства в аппаратуру и IT-ресурсы.

ПО iGuana iDM разработано с учетом удобства в использовании. Оно не требует никаких специализированных технических навыков или знаний. Следовательно, необходимость в обучении персонала также отпадает. Вы можете начать работу с iGuana iDM в течение нескольких дней вместо недель или даже месяцев. Система также не требует технического обслуживания.

Решение iGuana iDM для управления документооборотом — залог готовности вашего бизнеса к будущему.

Скачайте проспект, посвященный нашему решению, здесь.