Summa оптимизирует обработку кредиторской задолженности, используя решение iGuana с функциями цифровой подписи и алгоритмами одобрения

Компания Summa, всемирно известный производитель резаков для винила, профессиональных планшетных систем и высокотехнологичного оборудования лазерной резки, использует систему цифрового архивирования и документооборота (СЭД / DMS) iGuana iDM для упорядочения и оптимизации процедур обработки и утверждения счетов поставщиков. К ключевым элементам программного решения iGuana для обработки кредиторской задолженности относится сопоставление входящих счетов, заказов на поставку и накладных / товарных чеков, а также использование многоступенчатого алгоритма утверждения с функциями цифровой подписи.

Summa — известный производитель высококачественных резаков для винила, планшетных систем финишной обработки и оборудования лазерной резки для полиграфии, изготовления вывесок, текстильных, промышленных и упаковочных производств. Компания поставляет инновационные высокотехнологичные системы резки. Summa стала важным клиентом iGuana почти десять лет назад и с тех пор постоянно наращивает приобретенное ею программное решение за счет добавления дополнительных функций, доработки и совершенствования существующих алгоритмов. В этом ей помогает команда iGuana по внедрению специализированных решений.

Сначала было выбрано относительно простое, но эффективное решение, которое дало возможность присваивать штрихкоды всем входящим счетам, сканировать документы, используя технологию распознавания штрихкодов, а также архивировать в цифровом формате все отсканированные счета и их метаданные для дальнейшей обработки, применяя удобный и понятный алгоритм утверждения. С учетом дополнительных требований заказчика программный продукт был расширен. В нем появился алгоритм сопоставления заказов на поставку с накладными. Сотрудникам Summa стало проще контролировать поступление заказанной продукции от поставщиков перед ее оплатой.

Также были дополнены критерии утверждения. Это дало системе возможность определять на основе собранных данных, какой вариант утверждения следует применить к каждому конкретному счету. Например, счет на сумму выше определенного порога автоматически направляется на рассмотрение и утверждение конкретным сотрудникам. Сегодня апробированное решение iGuana iDM для обработки кредиторской задолженности эффективно применяется во многих подразделениях компании Summa. Сотрудники самостоятельно сканируют документы, используя специализированные сканеры Kodak (также поставляемые компанией iGuana).

Важная часть функционала и новейшее добавление к существующей конфигурации программного обеспечения iGuana iDM — это алгоритм утверждения заказов на поставку с использованием цифровых подписей. Заказы на поставку, сформированные сотрудниками Summa в системе ERP, регулярно импортируются в iGuana iDM для обработки. В процесс одобрения вовлечены несколько ответственных лиц. После ряда этапов проверки, в зависимости от их результата, система определяет, нужно ли получить цифровые подписи конкретных сотрудников Summa для окончательного утверждения данного заказа на поставку. Только после того как с помощью модуля подписания iGuana iDM получены все необходимые цифровые подписи, заказ на поставку может быть утвержден. Затем система iGuana iDM автоматически отправляет утвержденный заказ поставщику по электронной почте.

iGuana рассчитает на долгосрочное и плодотворное сотрудничество с командой Summa.