Als u voor een gemeente of stadsarchief werkt, weet u vast maar al te goed hoe complex het is om bouwdossiers en bouwvergunningen op te slaan, in goede staat te houden, terug te vinden en toegankelijk te maken voor burgers en andere partijen die deze documenten mogen inkijken. Dat is allesbehalve eenvoudig want doorgaans bevat een constructiedossier een groot aantal documenten in verschillende formaten en diverse staten van bewaring. Deze documenten worden vaak gewijzigd, gekopieerd en op locatie hergebruikt en soms raken ze ook gewoon verloren.

Om alles nog een stuk ingewikkelder te maken, zijn bouwdossiers nu net het soort documenten dat burgers en diverse overheidsinstanties het vaakst aanvragen en raadplegen. Daarom is de digitalisering van deze bouwdossiers en -documenten voor lokale besturen over de hele wereld een topprioriteit geworden, vooral nu de meeste regeringen resoluut voor volledige digitale transformatie hebben gekozen.

Digitaliseer uw bouwdossiers / constructiedossiers om:

• een betere dienstverlening en vlotte en gebruiksvriendelijke toegang te bieden aan het publiek;
• te besparen op archiefruimte door fysieke dossiers te vervangen door digitale;
• ervoor te zorgen dat uw bouwdocumenten kunnen worden bewaard in E-depot;
• te garanderen dat er altijd een digitaal exemplaar beschikbaar is, ook al zijn de originelen beschadigd of zoekgeraakt;
• bouwgerelateerde documenten veel gemakkelijker te kunnen opzoeken en terugvinden;
• ervoor te zorgen dat alle betrokken partijen documenten zo eenvoudig en efficiënt mogelijk kunnen delen;
• gemakkelijker met de dossiers te kunnen werken (bijv. inzoomen op minuscule details via een computerscherm);
• uw documentbewaarprocessen te stroomlijnen en te optimaliseren.

Wij kunnen alle soorten documenten in de bouwdossiers / constructiedossiers in uw archief vakkundig voor u scannen, waaronder breed- en grootformaatdocumenten (tot A0+), zoals bouwkundige tekeningen, blauwdrukken, constructietekeningen, bouwvergunningen, afbraak- en milieuvergunningen, plattegronden, situatieplannen, keuringsattesten, foto’s, ontwerp-/ingenieursberekeningen, bestekken, bodemverslagen, loodgietersplannen, rioleringsplannen en nog veel meer.

 

Met meer dan 30 jaar ervaring in het scannen, indexeren en archiveren van enorme hoeveelheden documenten weten wij hoe wij aan uw bijzondere digitaliseringswensen tegemoet kunnen komen en ze kunnen overtreffen. Voor onze scan- en digitaliseringsdiensten doen wij een beroep op de hooggekwalificeerde medewerkers van onze afdeling ScanFactory die een beveiligingsonderzoek hebben ondergaan en gespecialiseerd zijn in het kwaliteitsvol scannen van constructiedossiers / bouwdossiers.

Maak nu van uw analoge archief digitale bouwdossiers!

Superieure apparatuur en technologie

Wij werken uitsluitend met scanners van de best beschikbare kwaliteit. U mag bijgevolg verwachten dat de kwaliteit van uw gescande beelden beter zal zijn dan die van het origineel. Onze professionele scanners van topkwaliteit zijn uitgerust met functies die uw originelen tot in de kleinste details weergeven en nagenoeg elk soort document in elk formaat kunnen scannen, zelfs grootformaatdocumenten tot A0+. Daarnaast maken wij ook gebruik van onze eigen technologie om al onze scanactiviteiten van A tot Z aan te sturen, te stroomlijnen en te automatiseren – ScanFactory Resource Planning (SRP). Deze technologie is volledig intern ontwikkeld door onze deskundige medewerkers. Ze heeft in de eerste plaats tot doel de menselijke tussenkomst tot een absoluut minimum te beperken en het risico van menselijke fouten te elimineren. Deze heel gesofisticeerde, unieke technologie waarborgt totale traceerbaarheid en biedt rapportering in real time.

Klantenportaal

Via het klantenportaal kunt u de status van elk document dat door ScanFactory wordt verwerkt, op elk ogenblik opzoeken en raadplegen (bijv. onderweg, wordt gescand enz.). Via het portaal kunt u ook vragen dat een bepaald document dringend wordt gescand of fysiek geleverd, en kunt u de volledige historiek van dergelijke aanvragen bekijken. Alle informatie en metagegevens over elk document, met inbegrip van zijn exacte fysieke locatie, worden in de SRP-databank opgeslagen en kunnen op verzoek worden opgevraagd.

Scan- en digitaliseringsproces bij bouwdossiers

Onze ervaren projectmanagers en consultants werken samen met uw medewerkers om de bijzondere vereisten van uw digitaliseringsproject vast te stellen. Een van de belangrijkste punten die daarbij besproken wordt, is welke doelen u in de eerste plaats met de digitalisering van uw constructiedossiers wilt bereiken. Die bepalen namelijk hoe de dossiers moeten worden gescand en geïndexeerd. Indien het onder andere uw bedoeling is dat de digitale bestanden in E-depot kunnen worden bewaard, dan gelden specifieke vereisten op het gebied van metagegevens. Al onze procedures zijn speciaal opgesteld om gedurende het hele proces een grote nauwkeurigheid te waarborgen. Bovendien werken wij uitsluitend met hoogopgeleide professionals die over de nodige ervaring beschikken om bouwdossiers met zorg te behandelen, met inbegrip van gevouwen, opgerolde, platte, fragiele of delicate documenten. Wij zetten ons 100% in om u digitale beelden van de beste kwaliteit te bieden, ook bij de moeilijkste originelen.

Bij bouwdocumenten omvat het scanproces doorgaans de volgende stappen:

• Een van onze consultants vergadert met uw medewerkers om de bestandstypes, de scanresolutie en de nodige indexen / metagegevens voor uw documenten vast te leggen.
• Een beveiligd en verzegeld voertuig van iGuana komt uw constructie- / bouwdossiers ophalen en brengt ze naar onze digitaliseringslocatie.
• Onze deskundige medewerkers bij ScanFactory bereiden uw constructiedocumenten voor, scannen ze en indexeren ze volgens uw specificaties.
• De digitale beelden en metagegevens worden veilig aan u geleverd via VPN of op een versleutelde drager in een door u gekozen formaat.