• iGuana heeft een interne functionaris voor gegevensbescherming (DPO) aangesteld die verantwoordelijk is voor de naleving van de AVG.
• iGuana houdt zich strikt aan de instructies van haar klanten (verwerkingsverantwoordelijken) en gebruikt de gegevens van haar klanten nooit voor eigen doeleinden.
• iGuana besteedt geen gegevensverwerkingsactiviteiten uit zonder voorafgaande toestemming van de klant en onderwerpt al haar onderaannemers aan een grondig onderzoek.
• iGuana bewaart klantengegevens niet langer dan met de klant is overeengekomen.
• iGuana neemt alle nodige maatregelen om de persoonsgegevens van haar klanten, leveranciers, partners en werknemers te beveiligen en te beschermen.
• iGuana geeft haar medewerkers geregeld opleidingen over alles wat met privacy, beveiliging en gegevensbescherming te maken heeft.
• iGuana’s medewerkers en onderaannemers zijn verplicht vertrouwelijkheidsovereenkomsten te ondertekenen en zich aan strikte beleidslijnen te houden.
• iGuana voert zowel aangekondigd als onaangekondigd interne en externe AVG- en beveiligingsaudits uit.
• iGuana is bereid audits te ondergaan en stelt alle documentatie ter beschikking die nodig is om naleving van de AVG aan te tonen.
• In het onwaarschijnlijke geval dat zich een gegevenslek voordoet, verbindt iGuana zich ertoe het gegevenslek onverwijld aan de verwerkingsverantwoordelijke te melden.
• iGuana neemt AVG-clausules en -voorwaarden in haar gegevensverwerkingsovereenkomsten op.
• iGuana’s systemen, beleidslijnen en procedures omvatten gegevensbeschermingseisen door ontwerp en door standaardinstellingen.

De AVG en iGuana’s softwareoplossingen en diensten

iGuana biedt software voor documentmanagement en digitale archivering (iGuana iDM) en scandiensten voor documenten en archieven (ScanFactory).

iGuana iDM software

iGuana iDM software is ontwikkeld om door onze klanten te worden gebruikt om hun eigen documenten en/of documenten van hun klanten te verwerken, te beheren en te archiveren. Als u iGuana iDM software gebruikt die uw organisatie u ter beschikking stelt, zijn de interne beleidslijnen en procedures van uw organisatie inzake de bescherming van persoonsgegevens op grond van de AVG erop van toepassing. iGuana is niet verantwoordelijk voor de privacy- of beveiligingspraktijken van haar klanten, die van haar eigen privacy- en beveiligingspraktijken kunnen verschillen. Als u dus privacygebonden vragen hebt in verband met iGuana iDM software die uw organisatie u ter beschikking stelt, moet u contact opnemen met de DPO van uw organisatie, of met de systeembeheerder of een andere verantwoordelijke binnen uw organisatie.

ScanFactory

De diensten van iGuana ScanFactory zijn bedoeld voor klanten die hun archiveringsactiviteiten geheel of gedeeltelijk aan iGuana willen uitbesteden. In die omstandigheden wordt iGuana overeenkomstig de AVG beschouwd als een verwerker en haar ScanFactory-klanten als verwerkingsverantwoordelijken. Wij nemen daarom alle nodige maatregelen om de persoonsgegevens te beschermen die ScanFactory namens onze klanten verwerkt, en staan hen bij om ervoor te zorgen dat aan de AVG wordt voldaan. Deze maatregelen worden beschreven in iGuana’s AVG-charter, in de gedetailleerde nalevingsdocumentatie die iGuana aan haar ScanFactory-klanten verstrekt, en in de gegevensverwerkingsovereenkomsten tussen iGuana en haar ScanFactory-klanten. Indien u privacygebonden vragen hebt in verband met gegevensverwerkingsactiviteiten die uw organisatie aan ScanFactory uitbesteedt, kunt u altijd contact opnemen met de DPO van iGuana.