Superieure apparatuur en technologie

Wij gebruiken alleen de allerbeste documentscanners op de markt. Onze productiescanners beschikken over gesofisticeerde functies waarmee wij u digitale beelden van topkwaliteit kunnen bieden. Daarnaast maken wij ook gebruik van onze eigen technologie om al onze scanactiviteiten van A tot Z aan te sturen, te stroomlijnen en te automatiseren – ScanFactory Resource Planning (SRP). Deze technologie is volledig intern ontwikkeld door onze deskundige medewerkers. Ze heeft in de eerste plaats tot doel de menselijke tussenkomst tot een absoluut minimum te beperken en het risico van menselijke fouten te elimineren. Deze heel gesofisticeerde, unieke technologie waarborgt totale traceerbaarheid en biedt rapportering in real time.

Klantenportaal

Via het klantenportaal kunt u de status van elk werknemers- / personeelsdossier dat door ScanFactory wordt verwerkt, op elk ogenblik opzoeken en raadplegen (bijv. onderweg, wordt gescand enz.). Via het portaal kunt u ook vragen dat een bepaald dossier / document dringend wordt gescand of fysiek geleverd, en kunt u de volledige historiek van dergelijke aanvragen bekijken. Alle informatie en metagegevens over elk HR-dossier, met inbegrip van zijn exacte fysieke locatie, worden in de SRP-databank opgeslagen en kunnen op verzoek worden opgevraagd.

Scanproces bij personeelsdossiers

Alle fasen van het scanproces bij personeelsdossiers worden volledig door onze SRP-software aangestuurd, ook de kwaliteitscontrole en de toewijzing van medewerkers en hoogwaardige documentscanners. Het is een duidelijk en volkomen transparant stapsgewijs proces dat superieure kwaliteit en totale vertrouwelijkheid waarborgt:

Ophaling, vervoer en ontvangst in onze vestiging

Wij halen uw HR-dossiers op en maken ze klaar voor vervoer naar onze vestiging. Onze medewerkers komen in uw vestiging aan, registreren alle documenten in SRP, stoppen ze in speciaal daartoe ontworpen archiefdozen, geven aan elke doos een unieke barcode en stapelen ze daarna op verzegelde europallets. Vanaf het ogenblik dat een werknemersdossier is geregistreerd, kunnen iGuana en uw medewerkers via de SRP-software in real time volgen waar elke doos zich exact bevindt en in welke fase van het verwerkingsproces elk werknemersdossier zit. De verzegelde europallets met uw documenten worden in een gezegeld voertuig naar de vestiging van iGuana gebracht. Alle transporten zijn specifieke transporten. Dat houdt in dat er niets anders samen met uw personeelsdossiers wordt vervoerd zodat vertrouwelijkheid en veiligheid 100% gewaarborgd zijn. Wanneer uw geregistreerde documenten bij iGuana aankomen, controleren wij of alle zegels nog intact zijn, scannen wij de barcodes op elke doos en geven wij elke doos een unieke plaats in ons magazijn. Deze informatie wordt automatisch in ons SRP-systeem opgeslagen.

Voorbereiden en scannen

Wij maken uw HR-documenten klaar om te worden gescand en houden ons daarbij aan strikte richtsnoeren. Eventuele dossiermappen, nietjes en paperclips worden verwijderd en scheidingspagina’s en/of schakelpagina’s worden aan het dossier / document toegevoegd om speciale instructies aan de scanner te geven enz. Al uw HR-documenten worden volgens de specifieke scannerinstellingen gescand die vooraf voor uw specifieke project in het SRP-systeem zijn vastgelegd. Het scannen wordt volledig door het SRP-systeem aangestuurd, waardoor het risico van menselijke fouten tot nul wordt herleid. De beeldkwaliteit wordt gewaarborgd door de gesofisticeerde scanners en scantechnologie (zie Kwaliteitscontrole en beeldoptimalisatie).

Indexering en klassering

Het SRP-platform klasseert en herkent de inkomende documentenstroom automatisch. Het identificeert alle inhoudstypes en past 4 klasseringstechnologieën toe: op basis van beeld, tekst, scheidingspagina’s en regels. Het identificeert, sorteert en scheidt ook documenten met meerdere pagina’s en gebruikt diverse herkenningstechnologieën, zoals OCR, ICR, OMR en barcodeherkenning. Gegevens worden automatisch geëxtraheerd of manueel geïndexeerd met behulp van methoden voor dubbele gegevensinvoer. Er worden geautomatiseerde en manuele controles uitgevoerd om de nauwkeurigheid van de gegevens te waarborgen.

Kwaliteitscontrole en beeldoptimalisatie

Elk onderdeel van het scanproces bij documenten, van ophaling tot levering van metagegevens en beelden, wordt door een reeks duidelijk afgebakende procedures beheerst. Elke actie die in verband met uw HR-dossiers wordt ondernomen, wordt in real time in het SRP-systeem geregistreerd. Onze documentscanners zijn uitgerust met ingebouwde kwaliteitscontrolefuncties, zoals de Perfect Page-technologie, verwijdering van blanco pagina’s, detectie van dubbele documentinvoer, dual stream-scannen, intelligente kwaliteitscontrole, iThresholding, automatisch rechtzetten enz. De module Beeldoptimalisatie van ons SRP-systeem werkt met een 16-core server die exclusief voor beeldverwerking na het scannen wordt gebruikt en een hele reeks complexe algoritmische beeldoptimalisatietaken uitvoert. Naast de vele manuele kwaliteitscontroles wordt onze Quality Supervisor ook automatisch door het SRP-systeem gewaarschuwd als de gesofisticeerde kwaliteitscontrolealgoritmen van het SRP kwaliteitsproblemen vaststellen.

Last but not least, onze medewerkers zijn opgeleid om de ISO 9001 kwaliteitsmanagementprincipes bij al hun werkzaamheden toe te passen.

Levering van metagegevens en beelden

De beelden en metagegevens kunnen via directe bestandsoverdracht (VPN) of via een extern opslagmedium (bijv. een versleutelde harde schijf, USB-stick enz.) worden geleverd. U kiest de methode die voor u het handigst is. Levering is een volledig geautomatiseerd proces dat volledig door het SRP-systeem wordt geregeld. Alle gescande beelden en metagegevens worden tijdens het scannen direct in de SRP-databank opgeslagen. Die beelden en metagegevens worden automatisch uit het SRP-systeem uitgevoerd zonder dat er enige menselijke tussenkomst aan te pas komt. Daardoor hebt u een haast onbeperkte keuze van bestandsformaten voor uw beelden en metagegevens, zoals JPEG, TIFF, PDF, PDF/A enz. voor beelden en XML of CSV enz. voor metagegevens of elk ander invoerformaat voor uw documentmanagementsoftware.

Gecertificeerde vernietiging

Alle fysieke personeelsdossiers worden gedurende een standaardtermijn van 1 maand in quarantaine (verzegelde opslag) gehouden. Die termijn gaat in op de dag dat de gescande documenten en de metagegevens aan u worden bezorgd. Dit geeft u de tijd om uw eigen kwaliteitscontrole uit te voeren. Na afloop van de quarantainetermijn en na ontvangst van uw uitdrukkelijke goedkeuring worden alle documenten in quarantaine op een beveiligde en vertrouwelijke manier vernietigd overeenkomstig veiligheidsniveau P3 van de norm DIN 66399. Zodra de fysieke documenten zijn vernietigd, worden alle gescande beelden en metagegevens uit ons SRP-systeem gewist. U ontvangt een certificaat van vertrouwelijke vernietiging.