Как ваша организация справляется с потоком входящей корреспонденции, особенно сейчас, когда сотрудники в основном работают из дома? Как вы обеспечиваете своевременный доступ специалистов из разных подразделений (например, отдела кадров, финансовой службы, центра обслуживания клиентов) к ежедневно поступающей почте? Если для вас это проблема, которую нужно решить, вам на помощь придет iGuana. Решение iGuana iDM Digital Mailroom дает возможность сформировать внутри организации виртуальный хаб, в котором вся входящая деловая корреспонденция будет обрабатываться в момент поступления, автоматически рассылаться нужным адресатам и архивироваться в цифровом формате с соблюдением требований закона.
Комплексное решение для автоматизации обработки корреспонденции
iGuana iDM Digital Mailroom — это комплексное программное решение для автоматизации обработки корреспонденции. Оно поддерживает сканирование, фиксацию и классификацию всех видов входящей корреспонденции (бумажной и цифровой), рассылку нужным адресатам внутри организации и архивирование в цифровом формате с соблюдением законодательных требований. iGuana iDM дает возможность обработать и маршрутизировать практически любые входящие документы, включая счета на оплату, заказы, претензии, кредитные заявки, формы обратной связи, заполняемые клиентами, страховые рекламации, контракты и т. д.
1-й этап: сканирование и фиксация входящей почты
Решение iGuana iDM Digital Mailroom поддерживает высокую производительность сканирования и фиксации входящей корреспонденции, полученной из любого источника или с любого устройства, на бумаге или в электронной форме. Например, бумажную почту достаточно отсканировать, используя многофункциональный принтер или сканер. Затем отсканированные письма и документы автоматически загружаются в программу iGuana iDM для обработки. Вся входящая корреспонденция, уже оформленная в цифровом формате, в частности сообщения электронной почты, также автоматически импортируется в iGuana iDM.
2-й этап: автоматическая классификация входящей корреспонденции (необязательно)
При желании можно задать в iGuana iDM Digital Mailroom настройки для автоматической классификации всей входящей корреспонденции. Система iGuana iDM будет определять категорию полученного документа: контракт, счет на оплату, бланк заявки, налоговая декларация, страховой иск и т. д. Используя сложную технологию классификации, iGuana iDM может автоматически определять категорию самых разных документов: структурированных (опросные листы, анкеты, бланки), частично структурированных (счета на оплату, заказы на поставку) и неструктурированных (письма, контракты, отчеты).
3-й этап: извлечение данных из входящей корреспонденции (необязательно)
iGuana iDM Digital Mailroom может автоматически извлекать данные из самой разной входящей корреспонденции, структурированной и неструктурированной, включая заявки на предоставление кредита или открытие кредитной карты, налоговые декларации, контракты, счета на оплату и т. д. Данные могут быть извлечены с применением OCR (оптического распознавания символов) для печатного текста, ICR (интеллектуального распознавания символов) для рукописного текста, OMR (оптического распознавания меток) и распознавания штрихкодов. Также можно применять полное извлечение текста, чтобы создавать файлы PDF с возможностью поиска.
4-й этап: распределение и маршрутизация входящей корреспонденции
iGuana iDM Digital Mailroom автоматически распределяет и направляет входящую корреспонденцию нужным адресатам внутри организации, используя предварительно заданные правила и алгоритмы. Например, счета на оплату пересылаются в бухгалтерию, рекламации — сотрудникам претензионной службы, жалобы — в центр поддержки клиентов и т. д. Предполагаемые адресаты будут получать уведомления о том, что им следует обратить внимание на поступившие письма. Также, войдя в систему iGuana iDM, они смогут просматривать индивидуальные списки задач и будут видеть, какие письма нужно обработать.
5-й этап: архивирование входящей корреспонденции с соблюдением требований закона
Все документы и деловая корреспонденция, обработанные и маршрутизированные программой iGuana iDM Digital Mailroom, затем автоматически упорядоченно архивируются в iGuana iDM. ПО iGuana iDM выполняет функции цифрового архива документов, отвечающего применимым нормам права. Это означает, что авторизованный пользователь, обладая соответствующими разрешениями, может легко и безопасно искать, находить и просматривать входящую почту, обработанную и архивированную в iGuana iDM, и выполнять другие связанные с ней операции.
Заказать демонстрацию
.jpg)
