Внеофисное хранение документов, архивное хранение с последующей оцифровкой архива (Store2Scan)

Store2Scan приходит на смену традиционным решениям для внешнего хранения архивных документов. Мы избавим вас от необходимости хранить архив бумажных документов вне офиса и подавать заявки на выдачу архивных документов. Мы заберем и оцифруем все ваши документы, чтобы впредь вам не пришлось тратить деньги на хранение и поиск среди груды бумаг. Используя Store2Scan (услугу «хранения с последующей оцифровкой»), вы платите за отсканированные документы, а не за хранение бумажной документации, причем не сразу, а в течение всего долгосрочного проекта сканирования. Наконец, ваш архив документов становится полностью цифровым, горы бумаги уходят в прошлое. Таков итоговый результат.

Выбирайте Store2Scan, если:

  • Вам срочно требуется переоборудовать или освободить площади, на которых хранится архив, или полностью избавиться от него
  • Вы не хотите постоянно платить за хранение бумажных документов и поиск архивных материалов
  • Вам необходимо сократить расходы на документооборот и обслуживание архивов и операционные затраты в долгосрочной перспективе

Store2Scan придет вам на помощь уже сегодня!

Обратите внимание: клиенты, которым необходимы стандартные услуги долговременного хранения (и не нужна оцифровка всего архива), могут остановить выбор на нашем решении для долговременного архивного хранения (включая составление графика удержания документов, доставку или сканирование физических документов по требованию). Если это — то, что нужно вашей организации, перейдите по следующей ссылке.

О Store2Scan в двух словах

Это так просто! iGuana зеберет весь ваш архив, поместит его в безопасное хранилище, проведет инвентаризацию, отсканирует и проиндексирует все документы. Затем мы предоставим вам файлы в цифровом формате (а также будем обрабатывать ваши запросы, в том числе срочные). После сканирования мы обеспечим безопасное уничтожение всей бумажной документации.

Имея многолетний опыт хранения, сканирования и индексирования колоссальных объемов документации и управления крупномасштабными проектами оцифровки, iGuana может предложить вам простое и рентабельное решение. Store2Scan сэкономит ваше время, силы и средства и позволит сосредоточиться на основном направлении деятельности, не тратя энергию на непрофильное делопроизводство и архивирование. Услугу Store2Scan предоставляет отдел iGuana ScanFactory, специализирующийся на крупномасштабном сканировании документов.

Основные преимущества Store2Scan

  • Избавление от архива документации происходит в кратчайшие сроки; освободившееся пространство можно перепрофилировать, сократив операционные затраты
  • iGuana проведет полную инвентаризацию вашего бумажного архива, все документы будут тщательно зарегистрированы
  • Вы платите за отсканированные документы, а не за хранение бумажной документации
  • Вы платите не сразу, а в течение всего срока реализации проекта сканирования
  • Сканирование может быть организовано таким образом, как удобно именно вам, чтобы вы могли сразу же перейти на цифровой формат
  • Вы получаете полный контроль над цифровым архивом, вам не нужно тратиться на многократный поиск документов
  • Ваш цифровой архив будет отвечать всем нормативным требованиям, регламентам конфиденциальности и удержания документации

Профессиональные услуги, включенные в Store2Scan

Вы можете довериться нашим опытным, прошедшим обучение сотрудникам. Ваш архив документов будет в целости и сохранности. Мы готовы оказать вам следующие услуги:

  • Проведем полную инвентаризацию вашего архива и поместим документы в короба с уникальной нумерацией
  • Вывезем ваши документы на специализированном транспорте iGuana и доставим их в наше хранилище и центр оцифровки
  • Разберем и классифицируем содержимое каждого короба и присвоим каждому файлу уникальный штрихкод
  • При помощи мощных специализированных сканеров отсканируем все документы (с обеих сторон) в черно-белом и цветном варианте
  • Будем постоянно проверять качество оцифровки и контролировать упорядоченность файлов (бумажных и отсканированных)
  • Надежно уничтожим бумажные документы и выдадим вам подтверждение их уничтожения
  • Убедимся в том, что все отсканированные файлы и метаданные готовы для импорта в вашу СЭД, HRM/HCM, МИС/БИС, ERP и т. д.
  • При необходимости обеспечим адресную доставку отсканированных документов вашим сотрудникам

Скачайте брошюру с описанием Store2Scan здесь.

Конфиденциальность и безопасность

iGuana уделяет особое внимание аспектам конфиденциальности, безопасности и защиты данных. Наш штатный специалист по защите данных отвечает за соблюдение внутренних регламентов конфиденциальности и безопасности и за внедрение процедур информационной безопасности в соответствии с требованиями GDPR и ISO 27001.

  • Штатный специалист по защите данных
  • Строгий контроль доступа и круглосуточный мониторинг
  • Камеры слежения и система видеонаблюдения
  • Запрет на использование Wi-Fi и мобильных телефонов
  • Проверка анкетных данных персонала, оформление договоров о неразглашении информации
  • Безопасная транспортировка и надежное хранение
  • Надежная доставка изображений и метаданных
  • Подтвержденное уничтожение с соблюдением регламента конфиденциальности

Запросить информацию

Мы готовы ответить на ваши вопросы. Один из наших специалистов свяжется с вами в ближайшее время.