Wij bieden heel gespecialiseerde, op maat toegesneden oplossingen voor de digitalisering van culturele erfgoedcollecties. Wij helpen musea, bibliotheken, archieven, kunstgalerijen, lokale overheden, gemeentebesturen, centra voor regionale geschiedenis, universiteiten en andere instellingen voor cultureel erfgoed om hun waardevolle collecties voor de toekomstige generaties te bewaren. Wij hebben immers de nodige deskundigheid in huis om een breed scala aan erfgoedstukken met de grootste zorg te behandelen en er digitale beelden van te maken die langdurig en toekomstbestendig kunnen worden bewaard. Wij kunnen nagenoeg alle originelen scannen of in digitaal formaat omzetten, waaronder (maar niet beperkt tot): zeldzame en fragiele boeken, manuscripten, foto’s, albums, stereo-opnames, ekta’s, dia’s en negatieven, kranten en tijdschriften, microfilms en microfiches, kunstwerken, diverse driedimensionale (3D) voorwerpen en kunstvoorwerpen, munten, medailles, juwelen, audio- en video-opnames, magneetbanden, vinylplaten en fonografische opnames, kaarten, tekeningen, posters, handgeschreven brieven, grootformaat documenten, losse en gebonden materialen enz.

Dankzij onze meer dan 30 jaar ervaring met complexe, grootschalige projecten en het digitaliseren van culturele erfgoedcollecties kunnen wij u helpen om toegankelijke, betrouwbare en kwaliteitsvolle elektronische culturele inhoud aan te maken en die voor de burgers van nu en morgen in een digitaal geheugen te bewaren. Voor onze oplossingen voor de digitalisering en instandhouding van culturele erfgoedcollecties (elk aangepast aan de specifieke aard en verscheidenheid van uw uiterst waardevolle collecties) doen wij een beroep op de hooggekwalificeerde medewerkers van onze afdeling ScanFactory die een beveiligingsonderzoek hebben ondergaan en jarenlange ervaring hebben in het omgaan met fragiele, complexe en ongewone collectiestukken met historische, bijzondere of archiefwaarde.

Superieure apparatuur en technologie

Wij werken uitsluitend met de allerbeste op de markt beschikbare scanners en andere apparatuur die specifiek zijn ontworpen om uw oude, zeldzame, waardevolle en fragiele collecties veilig en behoedzaam te verwerken. Onze hoogwaardige apparatuur beschikt over de allernieuwste functies waarmee wij u digitale beelden van topkwaliteit kunnen bieden in het formaat dat het best geschikt is voor het gewenste eindgebruik van uw gedigitaliseerde collecties. Wij beschikken over gespecialiseerde planetaire scanners met topkwaliteit digitale camera’s en V-vormige documentdragers die speciaal zijn ontworpen om alle soorten erfgoedstukken te verwerken, en over apparatuur voor de verwerking van transparante filmformaten, microfilmrollen, grootformaat voorwerpen en 3D-voorwerpen. Wij zijn ook bereid nieuwe apparatuur te installeren om in uw specifieke behoeften te voorzien. Daarnaast maken wij ook gebruik van onze eigen technologie om al onze scan-, digitaliserings- en conversieactiviteiten van A tot Z aan te sturen, te stroomlijnen en te automatiseren – ScanFactory Resource Planning (SRP). Deze heel gesofisticeerde, unieke technologie, die volledig intern door onze deskundige medewerkers is ontwikkeld, waarborgt totale traceerbaarheid en biedt rapportering in real time.

Klantenportaal

Via het klantenportaal kunt u de status van elk stuk uit uw collectie dat door ScanFactory wordt verwerkt (bijv. een boek, schilderij, film, fotoalbum, manuscript enz.), op elk ogenblik opzoeken en raadplegen. U kunt bijvoorbeeld nagaan of het betrokken stuk onderweg is naar onze faciliteit voor digitale bewaring, wordt gedigitaliseerd enz. Via het portaal kunt u ook vragen dat een bepaald stuk uit uw collectie dringend wordt verwerkt, fysiek wordt geleverd of aan u wordt terugbezorgd, en kunt u de volledige historiek van dergelijke aanvragen bekijken. Alle informatie en metagegevens van elk stuk uit uw collectie, met inbegrip van zijn exacte fysieke locatie, worden in de SRP-databank opgeslagen en kunnen op verzoek worden opgevraagd.

Digitaal conversieproces bij culturele erfgoedcollecties

Een reeks duidelijk afgebakende en specifiek op uw behoeften afgestemde procedures beheerst elke stap van dit digitale conversieproces: ophaling van uw erfgoedstukken, vervoer en ontvangst in onze vestiging, voorbereiding, scannen / digitaliseren, indexeren en catalogiseren, kwaliteitscontrole, levering van metagegevens en beelden. Het is een duidelijk en volkomen transparant stapsgewijs proces dat superieure kwaliteit, volledige traceerbaarheid en totale vertrouwelijkheid waarborgt. De belangrijkste aspecten van dit proces worden hieronder beschreven:

Aanpak op maat van uw collectie

Uw bijzondere collecties verdienen bijzondere zorg. Digitale beelden maken van uw unieke en diverse collecties die langdurig en toekomstbestendig kunnen worden bewaard, is geen nattevingerwerk. Bij iGuana geloven wij niet in een uniforme aanpak voor alle projecten, vooral niet wanneer het om waardevolle collecties gaat. Wij begrijpen maar al te goed welke uitdagingen en complexiteiten verbonden zijn aan het omzetten in digitaal formaat van oude, zeldzame, fragiele en unieke originelen.

Om u een totaaloplossing te kunnen bieden, opteren wij voor een unieke combinatie van projectplanning in onderling overleg, digitalisering en metagegevens. Wij werken samen met u een projectplan uit dat aan uw visie van het eindproduct, de specifieke eisen van uw materialen, uw beleid, tijdsbestek en budget is aangepast. Wij bepalen in overleg wat de beste apparatuur en processen voor uw erfgoedstukken zijn. Elk project omvat ook een testfase waarin wij in voortdurend onderling overleg de overeengekomen werkwijze verder verfijnen.

Beveiligd vervoer en veilige opslag

Voor wij uw collectie naar onze beveiligde vestiging vervoeren, maakt ons gespecialiseerd team een volledige inventaris ervan op, registreert het alle stukken in ons SRP-systeem en maakt ze klaar om veilig te worden vervoerd. Goed om te weten is dat vanaf het ogenblik dat uw stukken zijn geïnventariseerd (geregistreerd en voorzien van een barcode), iGuana en uw medewerkers via de SRP-software in real time kunnen volgen waar elk stuk uit uw collectie zich exact bevindt en in welke fase van het verwerkingsproces het zit. De zorgvuldig ingepakte stukken worden vervolgens in verzegelde voertuigen naar onze vestiging gebracht (indien nodig in speciale voertuigen voor kunsttransport en gespecialiseerde vrachten). Alle transporten zijn specifieke transporten. Dat houdt in dat er niets anders samen met de stukken uit uw collectie wordt vervoerd zodat vertrouwelijkheid en veiligheid 100% gewaarborgd zijn. Wanneer uw geregistreerde materialen bij iGuana aankomen, controleren wij of alle zegels nog intact zijn, scannen wij de barcodes op elk voorwerp en geven wij ze een unieke plaats in onze vestiging. Bij collecties die niet kunnen worden vervoerd of als grenzen of afstanden hun vervoer moeilijk maken, kunnen wij onze ervaren medewerkers bij u ter plaatse uw collectiestukken laten scannen.

Onze bewaarfaciliteit is ontworpen met uw bijzondere collecties in gedachten. Dankzij onze beveiligde opslagruimte met klimaatregeling, toegangscontrole, inbraakalarm, rookmelders en brandbestrijdingssystemen, en permanente camerabewaking kunnen wij waarborgen dat uw collectiestukken veilig en in de juiste omstandigheden worden bewaard en alleen voor onze bevoegde gespecialiseerde medewerkers gemakkelijk toegankelijk zijn.

Kwaliteit, normen, beeldoptimalisatie en restauratie

Kwaliteit staat centraal in elke fase van het proces. Door onze apparatuur voor elke scansessie te kalibreren, de beelden tijdens het scannen te bekijken en de bestanden tijdens de nabewerking te controleren op leesbaarheid, nauwkeurigheid en algemene beeldkwaliteit kunnen wij waarborgen dat de beelden aan uw vereisten zullen voldoen. Tijdens de overleg- en planningsfase bepalen wij welke apparatuur het meest geschikt is voor uw collectiestukken, rekening houdend met de staat waarin zij verkeren. U kunt er dus volkomen op vertrouwen dat uw waardevolle en fragiele originelen met de nodige zorg zullen worden behandeld en dat de digitale beelden van uitstekende kwaliteit zullen zijn. Ook worden de snelheid waarmee en de manier waarop wij uw collectiestukken verwerken, voortdurend aangepast om u 100% te kunnen waarborgen dat alle stukken die u ons toevertrouwt, in exact dezelfde staat blijven als bij aankomst in onze vestiging.

Voor elke scansessie onderwerpen onze ervaren medewerkers al onze apparatuur aan kalibratietests. Indien u dit wenst, kunnen wij u bij de levering van uw digitale bestanden de testscans toesturen van de apparatuur die voor uw project is gebruikt. Al onze medewerkers zijn opgeleid in het zorgvuldig omgaan met archiefstukken, en culturele erfgoedprojecten worden uitsluitend aan onze meest ervaren medewerkers toevertrouwd. In ons team van medewerkers zitten deskundigen op het vlak van fotografie, digitale beeldvorming, archivalia en IT-werkstromen. Zij zijn ook opgeleid in en werken volgens internationaal erkende normen en richtlijnen voor digitalisering, zoals FADGI, Metamorfoze en CEST, en passen de principes van de ISO 9001-norm voor kwaliteitsmanagementsystemen op al hun werkzaamheden toe. Onze medewerkers maken uw originelen altijd met de grootste zorg klaar om te worden gescand en gedigitaliseerd. Zo gebruiken zij bijvoorbeeld antistatische borsteltjes om stofdeeltjes op fotografische originelen zoals glasplaatnegatieven of dia’s te verwijderen, passen zij wetgate scannen toe om betere resultaten te bereiken bij oude films met krassen of dragen zij poedervrije handschoenen om de bladzijden en prenten van zeldzame en fragiele boeken te beschermen.

Tijdens het scanproces gebruiken wij soms speciale digitaliseringstechnieken, afhankelijk van het soort originelen dat moet worden gedigitaliseerd. Concreet kan het bijvoorbeeld gaan om fotogrammetrie (waarmee heel nauwkeurige 3D-modellen van een voorwerp kunnen worden gemaakt door een reeks stilstaande beelden vanuit verschillende hoeken te maken) of multispectrale beeldvorming (die gewoonlijk wordt gebruikt bij heel fragiele en delicate voorwerpen die beschadigd of aangetast zijn, om verborgen details zichtbaar te maken die met het blote oog niet te zien zijn). Wij trekken ook de nodige tijd uit voor beeldoptimalisatie en -restauratie, zoals individuele verbetering, kleurcorrectie, kleurrestauratie enz. Daarnaast kijken onze medewerkers tijdens het scanproces altijd uit naar eventuele anomalieën. Deze worden dan tijdens de beeld-per-beeld kwaliteitscontrole aandachtig bekeken en gecorrigeerd. Uw PM wordt altijd ingelicht over defecten of problemen met uw originelen zodat u kan worden gewaarschuwd en geraadpleegd.

Bovenop dit alles worden alle acties die in verband met elk collectiestuk worden ondernomen, in real time in ons SRP-systeem geregistreerd. Het SRP-systeem beschikt over geïntegreerde kwaliteitscontrolefuncties (net als alle professionele en uiterst gespecialiseerde apparatuur die bij ScanFactory wordt gebruikt). De complexe kwaliteitscontrolealgoritmen van het SRP-systeem analyseren elk beeld, markeren beelden die vermoedelijk een kwaliteitsprobleem vertonen, en waarschuwen automatisch de Quality Supervisor zodat hij of zij actie kan ondernemen. Daarnaast werkt het SRP-systeem met een 16-core server die exclusief voor beeldverwerking na het scannen wordt gebruikt, en voert het een hele reeks heel geavanceerde algoritmische beeldoptimalisatietaken uit.

Onze processen worden voortdurend geëvalueerd zodat wij onberispelijke kwaliteit en optimale efficiëntie kunnen bieden en tegelijk uw bijzondere collecties met de grootste zorg kunnen omringen.

Indexering en levering van metagegevens en beelden

Wij zijn bereid om van A tot Z aan uw eisen op het vlak van indexering en metagegevens te voldoen. Wij kunnen u structurele, technische, administratieve en preserveringsmetagegevens en complete catalogisering bieden en ze precies indelen zoals u wenst (zo eenvoudig of uitgebreid als nodig). Wij kunnen uw materialen indexeren door ze aan bestaande databanken te koppelen, door middel van manuele gegevensinvoer, door gegevens rechtstreeks van de stukken zelf te verzamelen, door originele metagegevens te creëren die zodanig worden geformatteerd dat ze aan uw projectvereisten voldoen, of door gebruik te maken van andere methoden. Wij kunnen ook door uw instelling bezorgde gegevens integreren die belangrijk zijn voor de levensduur van uw bestanden (doorgaans komt het merendeel van de preserveringsgegevens echter van de databank van uw instelling). Materialen met consistente, gedrukte tekst kunnen voor OCR worden verwerkt (bijv. om er tekstdoorzoekbare PDF-bestanden van te maken), kranten en tijdschriften kunnen in artikels worden opgesplitst, gebonden of gegroepeerde materialen kunnen in meerbladige bestanden of verzamelingen worden samengebracht enz. Kortom, wij passen ons aan uw vereisten op het vlak van indexering en metagegevens aan, ongeacht of u eenvoudige technische informatie of uitgebreide beschrijvende catalogisering wenst.

Om uw gedigitaliseerde materialen toegankelijker te maken, kunnen wij uw beelden en metagegevens klaarmaken om ze naar uw Digital Asset Management-systeem (DAM), een documentmanagementsysteem (DMS) of een ander systeem naar keuze te uploaden. Alle digitale beelden en metagegevens worden tijdens het digitaliseren direct in de SRP-databank opgeslagen. Daardoor hebt u een haast onbeperkte keuze van bestandsformaten voor uw beelden en metagegevens, zoals JPEG, TIFF, PDF, PDF/A enz. voor beelden en XML, Dublin Core, METS / ALTO, EAD, MARC, CSV enz. voor metagegevens of elk ander invoerformaat voor uw IT-systemen.

De beelden en metagegevens kunnen via directe bestandsoverdracht (VPN) of via een extern opslagmedium (bijv. een versleutelde harde schijf enz.) worden geleverd. U kiest de optie die u het best past. De levering is een automatisch proces dat volledig door het SRP-systeem wordt gestuurd. Alle digitale beelden en metagegevens die tijdens het digitaliseringsproces in de SRP-databank worden opgeslagen, worden automatisch uit het SRP-systeem uitgevoerd zonder dat er enige menselijke tussenkomst aan te pas komt, waardoor alle risico’s van manipulatie of menselijke fouten worden uitgesloten.