Als u hebt besloten om het scannen van uw medische dossiers uit te besteden, is het heel belangrijk dat u eerst en vooral een betrouwbaar en vertrouwd scanbedrijf uitkiest. Zo’n bedrijf vinden dat een goede, consistente, snelle en nauwkeurige service biedt is niet altijd eenvoudig. Eigenlijk is de moeilijkste stap beslissen welke selectiecriteria u zult gebruiken en welke vragen u moet stellen.

Het gaat niet alleen om de kosten en de kwaliteit van het scannen, hoewel die zeker goed moeten overwogen worden. Het gaat ook om het risico dat u neemt als u uw archief toevertrouwt aan het verkeerde bedrijf. We geven u hieronder enkele bruikbare richtlijnen.

  • Reputatie: we hoeven u niet uit te leggen dat u uw archief van patiëntendossiers enkel kunt toevertrouwen aan een bedrijf met een uitstekende reputatie in de gezondheidszorgsector en gedegen ervaring in het scannen van medische dossiers. Zowel het bedrijf als het managementteam moeten gerespecteerde namen zijn binnen uw branche en moeten meerdere, gerenommeerde referenties hebben in de gezondheidszorg.

  • Gestroomlijnd scanproces: de partner die u kiest moet een duidelijk gedefinieerd, transparant scanproces hanteren. U moet als het ware over een stappenplan beschikken dat toont hoe zij elk scanproject aanpakken. Dit proces omvat idealiter de volgende stappen: ophalen van het archief, transport en opname in scanomgeving, voorbereiding documenten, scannen van documenten, indexering en classificatie, afleveren metagegevens en afbeeldingen, gecertificeerde (vertrouwelijke) vernietiging.

  • Behandeling van dringende verzoeken: informeer hoe de partner van plan is uw verzoeken voor dringend scanwerk of fysieke aflevering te behandelen. Als u een bepaald bestand heeft dat onmiddellijk moet worden gescand of fysiek afgeleverd, wat is dan de procedure en tijdsbestek? Hoe kunt u dergelijke verzoeken indienen en hoe kunt u hun status volgen? In principe zou u op elk moment en in real time een update moeten krijgen over de status van elk bestand/document in uw archief (dringend of niet).

  • Kwaliteit: controleer of de documentscanners en technologie die uw partner gebruikt de hoogst mogelijke beeldkwaliteit kunnen garanderen. Vraag niet alleen welke gespecialiseerde tools gebruikt worden maar ook wat die precies doen. Enkele rode vlaggen met betrekking tot gegevensverlies: volledig uitwissen (in tegenstelling tot verwijderen) van lege afbeeldingen en enkel scannen in zwart-wit of enkel in kleur (in tegenstelling tot beide). Hoe weet de partner zeker dat elke pagina daadwerkelijk werd gescand en dat er niets fout is gelopen?

  • Privacy en beveiliging: controleer of de scanomgeving van uw partner onderworpen is aan strenge fysieke toegangscontroles en of ze degelijk wordt beschermd door moderne alarm- en branddetectiesystemen. Vraag hoe ze uw bestanden beschermen tijdens het transport en of ze over verzegelde opslagmogelijkheden beschikken. Evalueer hun IT-infrastructuur op verwerkingscapaciteit en stel vragen over gegevensbeveiliging en vertrouwelijkheid. Zorg altijd voor een vertrouwelijke en veilige overdracht van gescande afbeeldingen en metagegevens.

  • Gecertificeerde vernietiging: ervaren scanbedrijven zullen altijd uw documenten vernietigen in overeenstemming met de voorschriften gangbaar in uw sector. Zo kunt u zeker zijn dat uw bestanden nooit op openbare afvalstortplaatsen terechtkomen. Als ze zelf de vernietiging uitvoeren, moeten ze daarvoor gecertificeerd zijn. Als ze werken met een vernietigingsbedrijf, moeten ze aantonen dat ze voldoende controles hebben uitgevoerd. Een gecertificeerd vernietigingsattest is een must.

  • Gekwalificeerd personeel: het personeel van uw partner moet goed opgeleid en ervaren zijn (idealiter in het verwerken van medische dossiers). Controleer of het personeel van uw partner gebonden is door een geheimhoudingsverklaring en dat er een achtergrondcheck werd uitgevoerd. Ze moeten ook opgeleid zijn in zaken die te maken hebben met privacy, beveiliging en het omgaan met vertrouwelijke bestanden. Het kan zeker geen kwaad om hun cv’s op te vragen.

Kortom, vertrouw op gevestigde bedrijven die hun diensten al bewezen hebben in uw sector en die veilige oplossingen bieden die beantwoorden aan de hoogste eisen.