In negen maanden tijd laat het ziekenhuis Medisch Centrum Leeuwarden (MCL) vijftien jaar aan medische geschiedenis scannen. Een bijna militaire operatie. Vijfentwintig miljoen velletjes, handmatig van nietjes en paperclips ontdaan, schieten dezer dagen in Zaventem (België) door de ‘scanstraat’. De dossiers van 900.000 patiënten van ziekenhuis MCL gaan van papier naar computer.
“Een bijna militaire operatie”, zegt financieel directeur René Delleman. Wat het precies kost wil hij niet zeggen, maar het bedrag loopt in de miljoenen. Van twee opslaghallen op bedrijventerrein Hemrik in Leeuwarden gaan de dossiers in dozen op pallets, en dan in vrachtwagens naar Zaventem, waar het bedrijf iGuana het digitaliseringsproject uitvoert.
Epic
Omdat het om privacygevoelig materiaal gaat dat bovendien op elk moment beschikbaar moet zijn, is niets aan het toeval overgelaten. “Stel dat een specialist ineens een bepaald dossier nodig heeft dat onderweg is. Dan gaat er een telefoontje naar België en krijgen we binnen een kwartier de digitale versie.” Die snelheid kan iGuana bieden omdat elk dossier wordt voorzien van een nummer en een barcode.
De digitalisering is noodzakelijk omdat het MCL op 1 april Epic in gebruik neemt, het volledig gecomputeriseerde zorgsysteem waarin ook alle patiëntendossiers zijn opgenomen. Delleman: “Vijftien jaar moeten we alle informatie van onze patiënten bewaren, en op speciaal verzoek van artsen sommige onderdelen langer. Al die informatie moet snel en leesbaar voorhanden zijn, ook al de handgeschreven notities van artsen en verpleegkundigen.”
11 kilometer archief
Uit drie gegadigden werd iGuana vorig jaar gekozen om de klus uit te voeren. Het bedrijf bedient al jaren tal van medische instellingen. Bij het MCL wordt ongeveer 11 kilometer archief verwerkt, 25.000 dossiers per week. In augustus zal het werk klaar zijn. Te laat dus voor 1 april, maar dat is geen probleem, zegt Delleman: “De actuele dossiers hebben we het eerst gedaan.” De controle op de uitvoering is streng. “Er gelden allerlei geheimhoudingsclausules. De pallets worden voor vervoer geseald en verzegeld. In de werkruimtes zijn camera’s en telefoons taboe.”
De ziekenhuizen Tjongerschans in Heerenveen en Nij Smellinghe in Drachten digitaliseren hun dossiers in eigen beheer. Tjongerschans begon daar al in 2004 mee omdat het archief vol was en de digitale toekomst nabij was. In totaal zijn in Heerenveen 700.000 dossiers geschoond en gescand door zes fulltime medewerkers. In oktober is de klus klaar. In Nij Smellinghe is het werk in acht jaar gedaan door eigen mensen.
.jpg)
