Внеофисное хранение документов, архивное хранение, управление архивом и планирование сроков хранения

Наше безопасное долговременное хранение документов, включая планирование сроков хранения — это доступная услуга в области делопроизводства, которую можно с легкостью приспособить под ваши индивидуальные нужды. Мы поможем вам освободить место и эффективно управлять документами, файлами, записями и архивами, храня их в нашем безопасном хранилище. Вы сможете получить доступ к своим документам в любой момент времени. Для каждого типа файлов или документов мы разрабатываем индивидуальный план хранения. При необходимости мы также оказываем услуги подтвержденного уничтожения. Вы сможете перепрофилировать и максимально эффективно использовать помещения, которые сегодня заняты вашим бумажным архивом, и избавиться от непрофильных затрат на делопроизводство, сохраняя при этом все преимущества внутреннего хранилища и обеспечивая полное соответствие нормативным требованиям.

Наши услуги включают следующее:

  • Полная инвентаризация вашего архива и безопасная транспортировка в наше защищенное хранилище
  • Срочная обработка запросов, то есть физическая доставка или сканирование запрашиваемых документов по требованию
  • Планирование сроков хранения документации / удержания информации, отправка напоминаний о том, когда документы могут быть уничтожены с соблюдением нормативных требований; подтвержденное конфиденциальное уничтожение

Мы также предлагаем альтернативное решение для клиентов, которые находятся в поиске решения для внеофисного хранения документов с последующей полной оцифровкой и уничтожением всех бумажных оригиналов. Если это — то, что нужно вашей организации, нажмите здесь.

Хранение документов и планирование сроков их удержания — обзор решения

iGuana полностью извлекает весь ваш архив документов, доставляет его в свое защищенное хранилище и регистрирует каждый отдельный файл или документ в своей уникальной системе управления архивами (archive management system). С помощью нашего защищенного портала для клиентов вы можете просматривать информацию о каждом файле / документе в режиме реального времени и отправлять запрос о физической (поиск физического оригинала) или цифровой (сканирование по требованию) доставке любого файла / документа.

Имея за плечами многолетний опыт хранения, инвентаризации, сканирования и индексирования колоссальных объемов документации и управления крупномасштабными проектами в области делопроизводства, iGuana может предложить вам простое и рентабельное решение. Вы экономите время, деньги, усилия и сосредотачиваетесь на своей основной деятельности, а мы тем временем выполняем все задачи, связанные с управлением вашим архивом.

Преимущества безопасного хранения документов вне офиса

  • Избавление от архива документации происходит в кратчайшие сроки; освободившееся пространство можно перепрофилировать, сократив операционные затраты
  • iGuana проведет полную инвентаризацию вашего бумажного архива, все документы будут тщательно зарегистрированы
  • Быстрый и легкий доступ к документам в любой момент времени с вашего рабочего стола через наш портал для клиентов
  • Физическая доставка документов или доставка в цифровом формате по требованию на электронную почту или непосредственно в вашу СЭД
  • Вы полностью контролируете свой архив в режиме реального времени и точно знаете, где находятся ваши файлы
  • Индивидуальный план хранения для каждого типа документов и определение тех документов, которые подлежат уничтожению
  • Подтвержденное конфиденциальное уничтожение документов, срок хранения которых истек

Профессиональные услуги, включенные в пакет

Вы можете довериться нашим профессиональным, опытным и прошедшим всю необходимую подготовку в области безопасности сотрудникам. Ваш архив документов будет в целости и сохранности. Мы готовы оказать вам следующие услуги:

  • Вывезти ваши документы на специализированном транспорте iGuana и доставить их в наше безопасное хранилище
  • Выполнить полную инвентаризацию вашего архива и поместить документы в короба с уникальной нумерацией
  • Разобрать и классифицировать содержимое каждого отдельного короба и каждому файлу присвоить уникальный штрихкод
  • Предоставить доступ к нашему защищенному клиентскому порталу для поиска и запроса доставки материалов в режиме реального времени
  • Доставлять физические документы или сканировать и доставлять материалы в цифровом формате по запросу
  • Разработать индивидуальный график удержания / хранения для файлов и документов каждого типа
  • Составить подробный перечень всех файлов и документов, которые допускается уничтожить
  • Надежно уничтожить бумажные документы и выдать вам подтверждение их уничтожения

Конфиденциальность и безопасность

iGuana уделяет особое внимание аспектам конфиденциальности, безопасности и защиты данных. Наш штатный специалист по защите данных отвечает за соблюдение внутренних регламентов конфиденциальности и безопасности, а также за внедрение процедур информационной безопасности в соответствии с требованиями GDPR и ISO 27001.

  • Штатный специалист по защите данных
  • Строгий контроль доступа и круглосуточный мониторинг
  • Камеры слежения и система видеонаблюдения
  • Запрет на использование Wi-Fi и мобильных телефонов
  • Проверка анкетных данных персонала, оформление соглашений о неразглашении конфиденциальной информации
  • Безопасная транспортировка и надежное хранение
  • Безопасная доставка файлов (в физическом или цифровом формате)
  • Подтверждение уничтожения с соблюдением регламента конфиденциальности

Запросить информацию

Мы готовы ответить на ваши вопросы. Один из наших специалистов свяжется с вами в ближайшее время.