Externe archiefopslag, archiefbeheer en bewaarplanning

Onze beveiligde oplossing voor langdurige documentenopslag met bewaarplanning biedt betaalbaar archiefbeheer op maat van uw persoonlijke behoeften. Wij kunnen u helpen om ruimte vrij te maken en uw documenten, dossiers en archieven doeltreffend te beheren door: ze in onze beveiligde opslagfaciliteit op te slaan en u op elk ogenblik op verzoek toegang ertoe te bieden, een apart bewaarplan voor elk type dossier of document op te stellen, ze veilig te vernietigen en u een certificaat van vernietiging te bezorgen. U kunt uw bestaande archiefruimte optimaal benutten of er een andere bestemming aan geven en komaf maken met uw kosten voor archiefbeheer, terwijl u toch blijft genieten van alle voordelen die interne archiefopslag biedt, en aan alle wettelijke voorschriften voldoet.

Kortom, onze totaaloplossing voor langdurige archiefopslag, archiefbeheer en bewaarplanning omvat:

  • volledige inventarisering van uw archief, vervoer naar onze beveiligde archiefopslagfaciliteit, opslag in een gecontroleerde omgeving
  • verwerking van dringende verzoeken, m.a.w. fysieke levering op verzoek of scannen op verzoek van de documenten die u nodig hebt
  • bewaarplanning met verzending van herinneringen met de data waarop uw documenten wettelijk mogen worden vernietigd, en gecertificeerde vertrouwelijke vernietiging

Dankzij onze decennialange ervaring in het opslaan, inventariseren, scannen en indexeren van enorme hoeveelheden documenten en in het beheren van grootschalige informatie- en archiefbeheerprojecten (RIM – Records & Information Management) kan iGuana u een eenvoudige, veilige en kostenefficiënte oplossing bieden. U bespaart tijd, geld en moeite en kunt u helemaal op uw kerntaken richten terwijl wij voor u uw archief beheren.

Volledige inventarisatie van het archief

Wij maken een complete inventaris van uw papieren archief op, registeren zorgvuldig elk dossier in ons systeem voor archiefbeheer, genereren een unieke barcode voor elk dossier en bergen elk dossier op in een uniek genummerde archiefdoos.

Ophaling en vervoer

Onze ervaren medewerkers plaatsen de archiefdozen in afgesloten palletkisten die daarna worden opgehaald en naar onze beveiligde externe archiefopslagfaciliteit worden gebracht met iGuana’s speciale voertuigen voor beveiligd vervoer.

Beveiligde archiefopslag

Wij slaan uw papieren archief op in onze opslagfaciliteit die speciaal is ontworpen voor de langdurige opslag van vertrouwelijke archieven in een nauwlettend gecontroleerde, permanent gemonitorde, veilige en beveiligde omgeving die perfect geschikt is voor uw waardevolle documenten.

Scannen of fysiek leveren op verzoek, track & trace

Wij bieden uw gemachtigde medewerkers veilige toegang tot ons Klantenportaal waar zij eenvoudig een aanvraag kunnen indienen om een dossier te laten scannen en in digitale vorm te ontvangen of om in fysieke vorm te laten leveren. Zij kunnen daarbij gebruik maken van de track & tracefunctie om de locatie en status van elk document na te gaan.

Bewaarplanning

Wij stellen voor elk type dossier, archiefstuk of document in uw papieren archief een aparte bewaarplanning op en maken automatisch een gedetailleerde lijst van alle dossiers, archiefstukken of documenten die het einde van hun bewaartermijn hebben bereikt en wettelijk vernietigd mogen worden.

Vertrouwelijke vernietiging

Wij vernietigen op een veilige manier papieren documenten die het einde van hun bewaartermijn hebben bereikt in overeenstemming met de vernietigingsvoorschriften voor het type documenten in uw archief en bezorgen u een certificaat van vertrouwelijke vernietiging.

Voordelen van beveiligde externe archiefopslag

U en uw archief zijn in goede handen bij iGuana’s ervaren experts in archief- en documentbeheer die allemaal een veiligheidsonderzoek hebben ondergaan!

  • Uw archief wordt zo snel mogelijk leeggemaakt, waardoor de ruimte voor andere doeleinden kan worden gebruikt en uw operationele kosten dalen.
  • iGuana inventariseert uw volledige papieren archief en alle documenten worden zorgvuldig geregistreerd.
  • U hebt via ons Klantenportaal altijd snel en eenvoudig toegang tot uw documenten van achter uw bureau.
  • Uw documenten worden u op verzoek fysiek bezorgd of in digitaal formaat gemaild of rechtstreeks naar uw DMS gestuurd.
  • Dankzij de track & tracefunctie hebt u in real time volledige controle over uw archief en weet u precies waar uw dossiers zijn.
  • Voor elk type dossier / document wordt een apart bewaarplan opgesteld en wordt bepaald wat mag worden vernietigd.
  • Dossiers / documenten die het einde van hun bewaartermijn hebben bereikt, worden op een vertrouwelijke manier vernietigd, met certificaat van vernietiging.

Optimaliseer uw archiefruimte en verlaag uw kosten tijdens COVID-19 en erna

Door u de zorg voor uw archief uit handen te nemen, kan iGuana u helpen om in het licht van COVID-19 uw werk-, kantoor- of archiefruimte te optimaliseren, opnieuw in te richten of een andere bestemming te geven, en te voldoen aan de social distancing- en andere gezondheids- en veiligheidsregels.

Neem vandaag nog contact met ons op voor een gratis gesprek met een van onze experts!
Zorg voor uw medewerkers terwijl wij zorgen voor uw archief.

Ontdek onze allesomvattende oplossing voor medisch archiefbeheer

Privacy en beveiliging

iGuana neemt privacy, beveiliging en gegevensbescherming heel ernstig. Wij beschikken over een interne Data Protection Officer (DPO) die ervoor verantwoordelijk is dat het interne privacy- en beveiligingsbeleid volledig wordt nageleefd en dat de procedures worden toegepast met inachtneming van de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de ISO 27001-norm inzake informatiebeveiliging.

  • Interne DPO
  • Strikte toegangscontroles; rond de klok monitoring
  • Beveiligingscamera’s, videobewakingssysteem
  • Verbod op het gebruik van Wi-Fi en mobiele telefoons
  • Achtergrondcontroles en geheimhoudingsovereenkomsten
  • Beveiligd vervoer en verzegelde opslag
  • Beveiligde levering van documenten (fysiek of digitaal)
  • Certificaat van vertrouwelijke vernietiging

Informatieaanvraag

Wij horen graag van u. Een van onze specialisten neemt zo snel mogelijk contact met u op.