Multifunctionele toestellen (MFD), ook bekend als multifunctionele printers (MFP), zijn tegenwoordig in de meeste kantooromgevingen terug te vinden. Ze combineren verschillende toestellen (doorgaans een printer, copier en scanner) in één apparaat. Aangezien één dergelijk apparaat meerdere functies biedt, gebruiken veel organisaties een all-in-one MFD (of MFP) in plaats van aparte scanners om hun documenten te scannen.

Aan het scannen met een MFD zijn echter diverse uitdagingen verbonden. De grootste daarvan is in de hele organisatie de controle bewaren over hoe documenten worden gescand. Een MFD / MFP geeft eindgebruikers immers de flexibiliteit te kiezen wanneer en hoe ze documenten scannen, waar ze die opslaan enz. In een middelgrote of grote onderneming is het heel moeilijk, zo niet onmogelijk, te controleren wie wat scant wanneer, hoe en, het allerbelangrijkste, waar de digitale documenten worden opgeslagen.

iGuana’s MFD 2.0 Smart Scanning add-on voor uw MFD / MFP is specifiek ontwikkeld om een antwoord te bieden op die uitdaging en verzekert uw organisatie dat, voor wat het scannen betreft, de investering in een all-in-one toestel optimaal wordt benut. Slimmer scannen met uw MFD is mogelijk.

Voer zelf de regie over gescande documenten met MFD 2.0

Als organisatie wilt u 100% zeker zijn dat wanneer een document wordt gescand: a) u dit weet, b) het correct wordt geïndexeerd, c) het op een gestructureerde en juridisch conforme manier wordt opgeslagen (gearchiveerd) en d) het gemakkelijk kan worden opgevraagd. Tegelijk verwachten uw medewerkers die de MFD gebruiken en in een omgeving met een hoog werkritme en strakke deadlines werken, dat ze eenvoudig en gemakkelijk kunnen scannen. Ze willen met andere woorden een eenvoudig toestel dat hun dagelijks werk vergemakkelijkt. Het enige wat zij belangrijk vinden, is dat ze een knop kunnen indrukken, het document kunnen scannen en het later kunnen terugvinden. Aangezien het scannen van documenten niet hun hoofdtaak is, kunt u, zelfs als u bindende regels en procedures voor individuele gebruikers opstelt, totale naleving niet garanderen. Dit is zeker het geval in organisaties met honderden of zelfs duizenden werknemers.

De MFD 2.0 Smart Scanning add-on van iGuana iDM biedt een antwoord op die uitdaging met een organisatiebreed, gebruikeronafhankelijk controlemechanisme, dat met behulp van krachtige technologie op de achtergrond de correcte en juridisch conforme verwerking en archivering van alle met de MFD gescande documenten garandeert.

Slim scannen met uw all-in-one toestel

De MFD 2.0 Smart Scanning add-on neemt op een slimme en efficiënte manier de meest uitdagende aspecten van het scan- en archiveringsproces voor zijn rekening. U kunt de MFD 2.0 add-on het best vergelijken met een reeks technologiegedreven procedures die uw organisatie helpen om uw gescande documenten te beheren en beheersen. Ze maken het dagelijks leven van uw medewerkers gemakkelijker, zorgen ervoor dat zij het werken met een MFD als gebruiksvriendelijker ervaren en bieden heel uw organisatie gemoedsrust.

  • Zodra uw document is gescand, moet het worden geïndexeerd en op een gestructureerde manier worden geklasseerd, anders wordt het moeilijk om het gescande document terug te vinden. Indexering en gestructureerde klassering zijn van cruciaal belang om te garanderen dat u elk document op elk ogenblik gemakkelijk kan opzoeken en opvragen.
  • Het document kan in om het even welk formaat worden gescand, bijvoorbeeld PDF, maar moet ook beschikbaar zijn in een open formaat zoals TIFF. Dat verkleint het risico van toekomstige toegankelijkheids- of compatibiliteitsproblemen, aangezien uw documenten in meerdere formaten zijn opgeslagen.
  • Het gescande document moet nauwkeurig en volledig zijn (geen ontbrekende pagina’s enz.) en worden opgeslagen in een wijzigingsbestendig formaat met versiecontrole. Op die manier kunt u gerust zijn dat er niet mee is geknoeid en dat het ongewijzigd is gebleven, en dus overeenkomt met de originele papieren versie.
  • Blanco pagina’s, die evenwel om praktische redenen niet altijd zichtbaar zijn voor de eindgebruiker, mogen nooit worden weggelaten. Vanuit nalevingsoogpunt kan een ontbrekende blanco pagina, in een contract bijvoorbeeld, een ernstig probleem vormen, vooral als de oorspronkelijke papieren versie niet meer bestaat.
  • Bij bepaalde soorten documenten die u scant, kan het zijn dat u onmiddellijk belangrijke gegevens uit die documenten wilt halen (bijv. factuurnummer, factuurbedrag enz. uit inkomende facturen). Hiervoor moet uw all-in-one toestel worden voorzien van een data capture functie.
  • Alle gescande documenten moeten in een beveiligd, goed gestructureerd digitaal archief worden opgeslagen in plaats van in een map in het netwerk. Gescande documenten die gewoon in afdelingsmappen zijn opgeslagen (bijv. marketing, boekhouding, HR enz.), vormen geen juridisch conform archief.
  • Correcte digitale opslag en archivering zorgen er ook voor dat u gemakkelijk en automatisch gescande documenten (en de uit deze documenten gehaalde gegevens) in bestaande systemen kunt integreren, zoals uw ERP, boekhoudsoftware, CRM, HRM / HCM enz.

De MFD 2.0 Smart Scanning add-on kan al deze noodzakelijke en belangrijke taken uitvoeren en garanderen dat u altijd de controle over uw documenten behoudt.

Haal het maximum uit de scanmogelijkheden van uw MFD.
Scan slimmer met MFD 2.0.