Stadsarchief Rotterdam upgradet zijn digitaliseringslab met een oplossing op maat van iGuana

iGuana voelt zich vereerd dat het de kans heeft gekregen om samen te werken met het Stadsarchief Rotterdam en zijn dynamische team van deskundigen in archivering, digitalisering, beeld, geluid, fotografie en andere domeinen. Als antwoord op de behoefte van het Stadsarchief aan een upgrade van zijn digitaliseringslab met de meest recente apparatuur en technologie heeft iGuana een unieke oplossing uitgewerkt en zijn diepgaande kennis ter beschikking gesteld zodat het personeel van het digitaliseringslab gedigitaliseerd materiaal van de allerhoogste kwaliteit kan produceren.

Het Stadsarchief Rotterdam is een van de oudste en grootste archieven van Nederland. Meer dan 700 jaar geschiedenis van de stad Rotterdam en de omliggende regio wordt er (zowel fysiek als digitaal) verzameld, opgeslagen en toegankelijk gemaakt. Het Stadsarchief bezit meer dan 20 km papieren archieven en honderdduizenden foto’s, dia’s en negatieven, tijdschriften, kranten en artikels, boeken, films, geluidsopnamen, kaarten, posters, tekeningen, plannen, prenten en nog veel meer. Zijn Atlas-collectie bijvoorbeeld telt ruim anderhalf miljoen documenten. Het Stadsarchief Rotterdam fungeert ook als archiefbewaarplaats voor verschillende regiogemeenten en andere overheidsinstellingen en als archief voor particuliere organisaties.

Dat we dezelfde taal spreken en expertise delen maakt een groot verschil

De serverruimte van het Stadsarchief Rotterdam is als eerste in Nederland officieel goedgekeurd als digitale archiefbewaarplaats. Dit betekent dat het kan dienen als e-depot voor de veilige en duurzame opslag en preservering van digitale informatie, die in dit systeem proactief wordt beheerd, integer wordt gehouden en vele generaties lang toegankelijk blijft.

Aangezien alle digitale informatie van de stad die onder de Archiefwet valt en meer dan 20 jaar moet worden bewaard, naar het Stadsarchief moet worden overgebracht, is het beheer van een e-depot een hele klus. Daarnaast biedt het Stadsarchief ook de dienst Digitaliseren op verzoek aan, waarbij iedereen een aanvraag kan indienen om een document te laten digitaliseren en online te zetten. Al deze diensten vragen gespecialiseerde kennis en expertise. Daarom is het voor het Stadsarchief zo belangrijk om te kunnen rekenen op een betrouwbare partner met diepgaande kennis in dit domein.

“Het feit dat ze heel goed begrijpen wat we nodig hebben en weten hoe ze eventuele problemen kunnen oplossen, is voor ons een van de grootste voordelen van samenwerking met het iGuana team”, vertelt Tommy Ventevogel, Coördinator Beeld en Geluid bij het Stadsarchief Rotterdam. “Dat komt omdat iGuana expertise heeft opgebouwd in hetzelfde domein als wij. Ze digitaliseren ook archieven en culturele erfgoedstukken, ze weten wat digitalisering inhoudt, welke apparatuur daarvoor nodig is, hoe die apparatuur moet worden gekalibreerd enz. Dat maakt een groot verschil wanneer je met een externe dienstverlener werkt”, voegt hij eraan toe.

Unieke combinatie van apparatuur, technologie en kennis

Om de grote verscheidenheid van materialen in het Stadsarchief Rotterdam te digitaliseren, is een op maat gemaakte oplossing nodig die veelzijdig genoeg is om materialen van alle vormen en formaten te kunnen verwerken en die gemakkelijk anders kan worden geconfigureerd om allerlei gespecialiseerde, bijzondere digitaliseringsprojecten te kunnen uitvoeren. Dat is precies hoe het digitaliseringslab van het Stadsarchief Rotterdam is opgezet. Met de hulp van iGuana combineert het apparatuur, technologie en kennis over hoe processen op de meest doeltreffende en kostenefficiënte manier kunnen worden geoptimaliseerd.

“We verkiezen een praktijkgerichte aanpak, het is niet de bedoeling om het wiel opnieuw uit te vinden. Hoewel sommige apparatuur aan een upgrade of vervanging toe was, konden we ook een deel ervan effectief opnieuw gebruiken in de nieuwe opstelling”, vertelt Yves Vanderhaeghen, Senior Solution Designer en Metamorfoze-expert bij iGuana. “Eigenlijk komt het erop neer dat we de klant een oplossing hebben geboden waarbij alles wat nog goed werkte, gebleven is, alles wat niet meer voldeed, is aangepast, er enkele nieuwe elementen zijn toegevoegd en alles is geoptimaliseerd. Hetzelfde geldt voor de bestaande werkstromen. Samen met het team van het Stadsarchief hebben we gezorgd voor een goed functionerend geheel.”

Een goed voorbeeld van de flexibiliteit en configureerbaarheid van de opstelling is de apparatuur om boeken te scannen. Hiervoor is de keuze gevallen op “open systeem” planetaire boekscanners. Een “open systeem” houdt in dat als de digitaliseringseisen in de toekomst veranderen, het systeem gemakkelijk anders kan worden geconfigureerd door individuele onderdelen ervan aan te passen. Camera’s en/of lenzen kunnen bijvoorbeeld eenvoudig worden vervangen, de belichting aangepast enz. en dat zo vaak als nodig is. Bij een gesloten systeem moet daarvoor de volledige scanner worden vervangen. In combinatie met een ergonomische bediening en groot gebruiksgemak zorgt dit ervoor dat personeel gemakkelijk kan worden opgeleid en dat het scanproces heel vlot verloopt. Zowel op het gebied van kosten als van productiviteit is dit een echte troef.

Andere voorbeelden zijn nog de op maat gemaakte “repro stations” om horizontaal of verticaal beelden te scannen, met geavanceerde camerasystemen, zoals de Phase One XF IQ4 150 MP, aanpasbare belichting enz. (zie video & foto’s).

We willen het Stadsarchief Rotterdam danken voor de kans om ons steentje te mogen blijven bijdragen aan zijn inspanningen om de geschiedenis van Rotterdam in een digitaal geheugen te bewaren, voor de hartelijke ontvangst van ons team tijdens de rondleiding in het Stadsarchief en voor de toestemming om alle prachtige video’s en foto’s voor dit artikel te maken. We verheugen ons op een verdere jarenlange samenwerking met het Stadsarchief Rotterdam!