Hoe gaat uw organisatie om met inkomende post, vooral nu het merendeel van uw medewerkers van thuis uit werkt? Hoe zorgt u ervoor dat de juiste medewerkers in de juiste afdelingen (HR, financiën, klantendienst enz.) op tijd toegang hebben tot de dagelijkse inkomende post? Is dit een uitdaging die u wilt aanpakken? iGuana heeft een oplossing voor u! Met iGuana iDM Digital Mailroom (Digitale Postkamer) kunt u binnen uw organisatie een virtuele hub creëren waar alle inkomende zakelijke correspondentie / post onmiddellijk bij ontvangst wordt verwerkt, automatisch naar de juiste medewerkers wordt doorgestuurd en juridisch conform wordt gearchiveerd in digitaal formaat.
Een totaaloplossing voor postkamerautomatisering
iGuana iDM Digital Mailroom (Digitale Postkamer) is een allesomvattende softwareoplossing om uw postkamer te automatiseren. Met deze oplossing kunt u allerlei inkomende poststukken (op papier en digitaal) scannen, vastleggen, classificeren, naar de juiste medewerkers doorsturen en juridisch conform digitaal archiveren. Met iGuana iDM kunt u nagenoeg alle soorten inkomende post verwerken en doorsturen, zoals facturen, bestellingen, klachtenbrieven, hypotheek- en leningaanvragen, feedbackformulieren van klanten, verzekeringsclaims, contracten en alle andere inkomende documenten.
Stap 1: scannen en vastleggen van inkomende post
Met iGuana iDM Digital Mailroom (Digitale Postkamer) kan alle inkomende post, zowel op papier als digitaal, van elke bron of elk apparaat efficiënt worden gescand en vastgelegd. U kunt de fysieke post die u ontvangt, bijvoorbeeld gewoon scannen met uw bestaande multifunctionele printer of scanner. Gescande post / brieven worden dan automatisch in de iGuana iDM software ingevoerd en verwerkt. Alle post die u in digitale vorm ontvangt, zoals e-mails, worden ook automatisch in iGuana iDM ingevoerd.
Stap 2: automatisch classificeren van inkomende post (optioneel)
Indien u dit wenst, kunt u de iGuana Digital Mailroom (Digitale Postkamer) software al uw inkomende post automatisch laten classificeren. Het iGuana iDM-systeem herkent of het inkomende poststuk een contract, factuur, aanvraagformulier, belastingaangifte, verzekeringsclaim enz. is. Omdat de iGuana iDM software geavanceerde classificatietechnologie gebruikt, kan hij verschillende documenttypes automatisch classificeren: gestructureerd (bijv. enquêtes, vragenlijsten, formulieren), semigestructureerd (bijv. facturen, bestellingen) en ongestructureerd (bijv. brieven, contracten, rapporten).
Stap 3: gegevens extraheren uit inkomende post (optioneel)
De iGuana iDM Digital Mailroom (Digitale Postkamer) software kan automatisch gegevens uit allerlei gestructureerde en ongestructureerde inkomende post halen, zoals hypotheekaanvragen, belastingaangiften, vragenlijsten, kredietkaartaanvragen, contracten, facturen enzovoort. Gegevens kunnen worden geëxtraheerd door middel van OCR (optische tekenherkenning) bij gedrukte tekst, ICR (intelligente optische tekenherkenning) bij handgeschreven tekst, OMR (optische merkherkenning) bij een ruime waaier van vinkjes, en barcodeherkenning bij allerlei barcodes. Ook extractie van volledige teksten is mogelijk indien u uw medewerkers doorzoekbare pdf’s wilt bieden.
Stap 4: doorsturen en routen van inkomende post
De iGuana iDM Digital Mailroom (Digitale Postkamer) software zorgt ervoor dat inkomende post automatisch wordt doorgestuurd naar de juiste medewerker binnen uw organisatie, op basis van vooraf geconfigureerde regels / werkstromen. Facturen bijvoorbeeld worden doorgestuurd naar de mensen van uw boekhoudafdeling, vorderingen naar de mensen van de afdeling schadeafhandeling, klachten naar de mensen van uw klantendienst enz. De medewerker in kwestie krijgt een melding om hem of haar te wijzen op een nieuwe e-mail die aandacht vereist. Uw medewerkers kunnen ook inloggen in iGuana iDM om hun todolijst te bekijken en na te gaan welke e-mail zij nog moeten behandelen.
Stap 5: juridisch conform archiveren van inkomende post
Alle documenten / zakelijke correspondentie die door de iGuana iDM Digital Mailroom (Digitale Postkamer) software worden verwerkt, worden daarna automatisch gearchiveerd in een logische structuur binnen iGuana iDM. iGuana iDM doet dienst als juridisch conform digitaal archief voor uw documenten. Vanuit het oogpunt van de gebruiker betekent dit dat een gemachtigd gebruiker met de juiste rechten inkomende poststukken die zijn verwerkt en gearchiveerd in iGuana iDM, gemakkelijk en veilig kan opzoeken, terugvinden, bekijken en er ook andere handelingen mee kan verrichten.
Demo-aanvraag
.jpg)
