Tegenwoordig worden veel ondernemingen geconfronteerd met het probleem van gegevensoverload in de vorm van gestructureerde gegevens, die in databanken zijn opgeslagen en worden aangemaakt door ERP-systemen zoals SAP, en ongestructureerde gegevens in de vorm van papieren en elektronische documenten, e-mails, afbeeldingen enz. Uiteraard zijn die grote en kleine organisaties op zoek naar oplossingen om die gegevens op een doeltreffende en kostenefficiënte manier te structureren en te beheren, die niet te veel inspanningen en investeringen in dure IT-middelen vraagt. Uit onderzoek blijkt dat bijna 80% van alle bedrijfsinformatie ongestructureerd is en op een gedecentraliseerde manier wordt beheerd, waardoor de bewaring ervan heel moeilijk en duur is.

Als SAP-klant zoekt u naar manieren om de kloof te dichten tussen de gegevens in uw SAP-systeem en de ongestructureerde, vaak missiekritische, gegevens die niet uit uw SAP-systeem afkomstig zijn, zoals inkomende facturen op papier, leveringsbonnen, faxen, e-mails van klanten, contracten, HR-dossiers enz. iGuana iDM’s oplossing voor documentmanagement voor SAP kan u helpen om die kloof te dichten, geeft u een volledig, uniform overzicht van uw klanten, medewerkers, leveranciers, verdelers en partners, en verbetert uw productiviteit en winstgevendheid.

Onze oplossing

Met iGuana iDM’s oplossing voor documentmanagement voor SAP kunt u papieren en elektronische documenten gemakkelijk en veilig registreren en archiveren op een gestructureerde manier, die documenten in SAP-transacties en -werkstromen integreren en ze rechtstreeks opvragen met behulp van de vertrouwde SAP-gebruikersinterface. Dit betekent dat gebruikers overal in de onderneming moeiteloos alle documenten kunnen openen die verband houden met een bepaalde bedrijfstransactie in SAP zonder dat ze de vertrouwde SAP-omgeving moeten verlaten. Als een gevolg hiervan zal de productiviteit van uw organisatie sterk stijgen, zal uw operationele efficiëntie verbeteren en zullen uw IT- en andere kosten dalen.

Voor een gedetailleerd overzicht van de beschikbare functies verwijzen wij u graag naar de webpagina van de iGuana iDM Suite.

Optimaliseer uw bedrijfsprocessen

Op het gebied van bedrijfsprocessen kan iGuana iDM’s oplossing voor documentmanagement voor SAP u helpen om papierintensieve, tijdrovende en dus foutgevoelige bedrijfsprocessen te stroomlijnen, zoals de verwerking en goedkeuring van inkomende facturen (crediteurenadministratie) of het beheer van HR dossiers. Met documentmanagement voor SAP gaan einddata niet meer onopgemerkt voorbij, mist u geen kortingen voor vroegtijdige betaling meer, hoeft u geen verwijlinteresten meer te betalen of mensen in te zetten voor administratieve routinetaken.

Verlaag uw IT-kosten

Op IT-vlak kunt u de prestaties van uw ERP-systeem verbeteren en de toegangstijd tot informatie inkorten door documenten naar iGuana iDM’s archief over te brengen. Met iGuana iDM’s oplossing voor documentmanagement voor SAP kunt u ruimte en ERP-middelen vrijmaken en geld besparen op administratieve taken en hardware. Dit alles vertaalt zich in veel lagere totale eigendomskosten (TCO) en een maximaal rendement op investering.

Garandeer naleving van wetten en voorschriften

iGuana iDM’s oplossing voor documentmanagement voor SAP biedt functies die u helpen om uw werkzaamheden te stroomlijnen en de administratieve kosten verbonden aan de wettelijke eisen inzake naleving te verlagen. Wettelijke voorschriften en contractuele bepalingen worden automatisch nageleefd, ongeacht of de specifieke eisen betrekking hebben op wijzigingsbestendig archiveren, bescherming van gevoelige gegevens tegen toegang door onbevoegden, naleving van bewaartermijnen of gecontroleerde vernietiging van gegevens in overeenstemming met privacyregels.

Documentmanagement voor SAP – oplossingscomponenten

Scannen van documenten

iGuana iDM’s krachtige iProcess-software kan tot een miljoen documenten per dag verwerken en werkt met zowel hoogvolume als desktopscanners (afhankelijk van uw behoeften kunnen wij scanners voorzien met een scancapaciteit van 50.000 pagina’s per dag). Alle papieren documenten worden rechtstreeks in iGuana iDM gescand. Afhankelijk van het aantal documenten dat moet worden gescand, en uw specifieke eisen kan gebruik worden gemaakt van barcode scannen, krachtige technologie voor FreeForm-herkenning en gegevensextractie (OCR, ICR, OMR).

Dankzij integratie met SAP worden gescande en gearchiveerde documenten automatisch aan transactieprocessen in SAP, zoals het crediteurenproces, gekoppeld en kunnen ze onmiddellijk via de SAP-gebruikersinterface worden bekeken. Dit waarborgt de SAP-gebruiker een rimpelloze ervaring en biedt hem een uniform overzicht van alle klant-, leverancier-, verdeler- en andere profielen in SAP.

Veilig archiveren

iGuana iDM dient als beveiligde databank voor gescande papieren en elektronische documenten. Alle documenten in iGuana iDM worden gearchiveerd in een wijzigingsbestendig, juridisch conform formaat met volledig audittraject dat steeds kan worden gecontroleerd.

Bij papieren documenten analyseert iGuana iDM na het scannen nauwgezet de indexerings- / klasseringskwaliteit en signaleert ze alle mogelijke fouten. Die kunnen in het kader van de kwaliteitscontrole worden nagekeken en desgevallend verbeterd voordat de betrokken documenten in SAP beschikbaar worden.

Microsoft Office- en andere elektronische documenten

iGuana iDM ondersteunt de archivering van elektronische documenten, waaronder Microsoft Office-documenten (MS Word, Excel, PowerPoint enz.) , multimediabestanden, zoals afbeeldingen en video’s, PDF/A-documenten en dergelijke. iGuana iDM beschikt ook over een weergavefunctie die documenten in niet meer ondersteunde formaten omzet in toegankelijke beeldbestanden.

Microsoft Exchange

iGuana iDM biedt eenvoudige integratie met MS Exchange, waardoor Outlook e-mails, zoals e-mails van klanten, in iGuana iDM kunnen worden gearchiveerd en aan de passende bestanden in uw SAP ERP-systeem kunnen worden gekoppeld.

Moeiteloos opvragen via de SAP-gebruikersinterface

Dankzij de integratie met SAP kan iGuana iDM SAP-gebruikers een documentgericht zakelijk overzicht van klanten en leveranciers en andere gegevens bieden binnen een logische structuur. In iGuana iDM gearchiveerde documenten kunnen van uiteenlopende (fysieke of elektronische) bronnen, niet-SAP-omgevingen en oudere systemen afkomstig zijn. Bevoegde SAP-gebruikers kunnen gemakkelijk documenten opvragen via de vertrouwde SAP-interface, zonder dat ze ooit in iGuana iDM hoeven in te loggen.

Integratie in de SAP-werkstroom

In iGuana iDM gearchiveerde documenten kunnen in de SAP-werkstroom worden geïntegreerd, zoals het crediteurenproces. Een gescande en in iGuana iDM gearchiveerde factuur kan bijvoorbeeld, dankzij de integratie met SAP, de desbetreffende goedkeuringswerkstroom in SAP in gang zetten of er een onderdeel van worden. Eens te meer verloopt alles vanuit het oogpunt van de gebruikers volkomen rimpelloos omdat zij hun taken vanuit de hen vertrouwde SAP-omgeving kunnen uitvoeren.

Haal meer uit SAP met iGuana iDM.

Download de brochure van onze oplossing hier.