AZ Delta is een van de grootste ziekenhuizen in België met meer dan 1200 bedden, 3150 werknemers en 240 actieve artsen. Trouw aan zijn reputatie als toonaangevend gezondheidszorgverstrekker streeft het ziekenhuis er in de eerste plaats naar zijn patiënten de best mogelijke zorg te bieden.

Met dit doel voor ogen heeft AZ Delta voor iGuana’s documentmanagementoplossing gekozen om zijn medische patiëntendossiers te digitaliseren en zijn administratieve gezondheidszorgdocumenten te beheren. Dankzij de oplossing kan het ziekenhuis documenten goedkoper opslaan en opvragen en de artsen en het niet-medisch personeel veel meer tijd bieden om zich te concentreren op wat er het meest toe doet – het welzijn van de patiënten.

AZ Delta – een ziekenhuis met een menselijk gelaat

“Wij willen een voorbeeld van kwaliteitsvolle gezondheidszorg zijn”, legt Bjorn Devuyst, AZ Delta’s hoofdarchivaris, uit. Bjorn is verantwoordelijk voor het medisch archief van AZ Delta dat miljoenen documenten bevat, en voor de digitaliseringsprojecten van het ziekenhuis.

“Onze patiënten zijn echt belangrijk voor ons. Hoewel we een groot ziekenhuis zijn, staan onze patiënten altijd centraal en draait alles rond hen. Dat geldt voor de artsen, de administratieve medewerkers en de IT-medewerkers”, voegt hij eraan toe.

Het wekt dan ook geen verbazing dat AZ Delta zijn patiënten met een warme, persoonlijke boodschap verwelkomt: “Welkom in uw ziekenhuis”.

iGuana’s oplossing wint het vertrouwen van het medisch personeel

Het IT-minded managementteam van AZ Delta heeft altijd opengestaan voor initiatieven die het ziekenhuis konden helpen om beter en efficiënter kwaliteitsvolle gezondheidszorg te bieden.

Artsen, verpleegkundigen en secretaressen waardevolle tijd besparen om meer zorg aan de patiënten te kunnen besteden, was destijds in 2011 zo’n initiatief, toen het ziekenhuis besliste met iGuana iDM van iGuana aan de slag te gaan. Met die oplossing kon AZ Delta immers medische patiëntendossiers in digitaal formaat omzetten, voor elke patiënt een elektronisch medisch dossier (EMD) aanmaken en het voor klinisch personeel heel gemakkelijk maken om patiëntengegevens op te vragen.

“Wij beseften dat ons papieren archief gewoon te moeilijk en te duur is om te gebruiken. Wij zijn een modern ziekenhuis, wij hebben hooggekwalificeerd personeel en vooruitziende IT’ers – waarom zouden wij dan niet slimmer gaan werken en digitaal gaan?”, zegt Bjorn.

“Voor artsen komen patiënten op de eerste plaats”, gaat hij verder. “Wij hebben aan onze artsen uitgelegd welke voordelen het biedt om belangrijke patiëntengegevens elektronisch te kunnen raadplegen, want laptops, pc’s, iPads en dergelijke gebruikten ze toch al. Wij hebben hun een korte demonstratie van Medical Viewer gegeven, van hoe ze hun patiënten gemakkelijk konden opzoeken en snel konden vinden wat ze zochten. Het systeem kon op heel wat bijval rekenen. Enkele pioniergebruikers begonnen het actief te gebruiken en dat nieuws deed al heel snel de ronde.”

Tegenwoordig gebruiken alle medische personeelsleden bij AZ Delta de iGuana iDM applicatie om EMD’s van patiënten te bekijken en te beheren. Zoals Bjorn zegt, “is het systeem gebruiksvriendelijk en snel en ziet het er goed uit, wat ook belangrijk is”. Hij vergelijkt iGuana met Apple wiens producten ook de reputatie hebben er gestroomlijnd, afgewerkt en visueel aantrekkelijk uit te zien.

Een modern archief voor een modern ziekenhuis

AZ Delta wil een modern ziekenhuis zijn en die visie houdt ook in dat het over een modern, digitaal archief beschikt. Gezien zijn huidige omvang zijn er nog steeds veel papieren patiëntendossiers die moeten worden gescand, geïndexeerd en gearchiveerd in Medical Viewer.

AZ Delta denkt zijn hele archief binnen enkele jaren gedigitaliseerd te hebben en heeft al een klein deel van dit project uitbesteed aan iGuana ScanFactory. Zo zijn bijna 300.000 patiëntendocumenten door werknemers van ScanFactory geïndexeerd.

Een geslaagde voltooiing van dit digitale-archiveringsproject is een van de hoofdprioriteiten van het ziekenhuis. Bjorn en zijn team nemen hun werk heel ernstig en werken momenteel aan de inrichting van een nieuw en efficiënter centraal scanstation met gespecialiseerde Kodak scanners geleverd door iGuana. AZ Delta gaat nog een stap verder door via het Pas Par Toe programma mensen met een beperking aan te stellen om eenvoudige taken te verrichten, zoals documenten klaarmaken om te scannen (paperclips en nietjes verwijderen, barcodelabels controleren enz.).

Dankzij al die inspanningen zijn er in de dokterskabinetten nog amper papieren patiëntendossiers te bespeuren. Het idee is dat als een arts een patiëntendossier vraagt dat nog niet is gedigitaliseerd, het uit het fysieke archief wordt gehaald en onmiddellijk wordt gescand zodat de arts de elektronische versie ervan kan raadplegen.

“Wij willen geen extra papier meer produceren”, legt Bjorn uit. “Wij beseffen dat papier volledig bannen onmogelijk is, maar proberen het gebruik ervan zoveel mogelijk te beperken. Wij raden ons personeel aan om als een document al in het systeem zit, het niet af te drukken. Wij scannen en archiveren ook onmiddellijk alle nieuwe papieren documenten die tijdens onze dagelijkse activiteiten onvermijdelijk worden geproduceerd.”

Documentmanagement voor het hele ziekenhuis

Begin 2015 heeft AZ Delta iGuana iDM’s documentmanagementoplossing voor de zorgadministratie in gebruik genomen om in te spelen op de behoeften van het niet-medische personeel. Samen dekken iGuana iDM en Medical Viewer alle aspecten van de dagelijkse documentintensieve processen van het ziekenhuis, zowel de medische als de administratieve.

“Na onze jarenlange productieve en soepele samenwerking met iGuana wisten wij dat wij op hen konden rekenen om ons een pakket te bieden dat volledig op onze maat was gesneden”, zegt Bjorn. “Nu hebben wij één systeem, met een enkele look en stijl, dat gemakkelijk te gebruiken is.”

Aangezien AZ Delta binnen enkele jaren papierloos wil werken, was het vanuit praktisch en financieel oogpunt verstandig om iGuana’s oplossingen in het hele ziekenhuis toe te passen. Daarnaast vindt het ziekenhuis het een groot voordeel dat alle personeelsleden hetzelfde systeem gebruiken waarmee ze vertrouwd zijn en zich goed voelen. Het is zo gemakkelijker voor collega’s om ideeën uit te wisselen en het is voor de medewerkers ook een geruststelling te weten dat ongeacht de afdeling waarin ze nu of in de toekomst zullen werken, ze altijd zullen weten hoe ze met het kritische systeem dat hun ter beschikking staat, moeten werken.

“Wat voor ons heel belangrijk is”, voegt Bjorn eraan toe, “is dat achter de heel eenvoudige en heldere gebruikersinterface een krachtig en intelligent systeem schuilt waarmee we veel kunnen doen.”

Over AZ Delta

Op 1 januari 2015 zijn twee ziekenhuizen – het H.-Hartziekenhuis Roeselare-Menen en het Stedelijk Ziekenhuis Roeselare – gefusioneerd tot 1 ziekenhuis: AZ Delta. Op vandaag is AZ Delta de grootste werkgever in de regio met 3150 werknemers en 240 actieve artsen. Het ziekenhuis telt vier campussen en 1213 bedden, voert jaarlijks 50.000 chirurgische ingrepen uit en ontvangt 70.000 dagpatiënten per jaar. Het is de missie van AZ Delta om echt een verschil te maken en toonaangevend te zijn in kwaliteitsvolle zorg, zoals zijn naam (uit het Grieks) suggereert.