GDPR, ochrana osobních údajů a bezpečnost

Společnost iGuana bere záležitosti soukromí, bezpečnosti a ochrany osobních údajů velmi vážně. Mezi svými zaměstnanci máme pověřence pro ochranu osobních údajů (DPO), který odpovídá za zajištění shody s interními předpisy v oblasti ochrany soukromí a bezpečnosti a za provádění postupů v souladu s GDPR (obecným nařízením o ochraně osobních údajů) a s normou informační bezpečnosti ISO 27001. Pevně ctíme závazek chránit soukromý charakter osobních údajů našich klientů, dodavatelů, partnerů, zaměstnanců a dalších osob a zainteresovaných stran. V rámci tohoto závazku provádíme pravidelnou kontrolu svých zásad ochrany soukromí, bezpečnosti a osobních údajů a soustavně zajišťujeme školení svých pracovníků, abychom zajistili plnění platných předpisů, oborových standardů a osvědčených postupů.

Charta GDPR společnosti iGuana

  • Společnost iGuana zaměstnává vlastního pověřence pro ochranu osobních údajů (DPO), který odpovídá za dodržování GDPR
  • iGuana se řídí pokyny svých zákazníků (správců údajů) a nevyužívá údaje zákazníků pro vlastní účely
  • iGuana neprovádí outsourcing žádných činností zpracování osobních údajů bez souhlasu zákazníka a u všech svých subdodavatelů požaduje dodržování veškerých předpisů
  • iGuana neuchovává údaje zákazníků po dobu delší než sjednanou se zákazníkem
  • iGuana podniká veškeré kroky, které jsou nezbytné k zajištění toho, aby byly zabezpečeny a ochráněny osobní údaje jejích zákazníků, dodavatelů, partnerů a zaměstnanců
  • iGuana svým pracovníkům pravidelně poskytuje školení v oblasti veškerých záležitostí souvisejících se soukromím, bezpečností a ochranou osobních údajů
  • Pracovníci a subdodavatelé společnosti iGuana mají uzavřeny dohody o zachování mlčenlivosti a jsou povinni dodržovat přísné zásady
  • iGuana provádí interní a externí ohlášené i neohlášené audity GDPR a bezpečnosti
  • iGuana je na audity připravena a zpřístupňuje veškerou dokumentaci, pomocí níž je povinna prokázat dodržování GDPR
  • iGuana se zavazuje neprodleně oznámit porušení zabezpečení osobních údajů správci údajů, pokud k tomuto porušení dojde
  • iGuana zapracovává ustanovení a podmínky GDPR do smluv o zpracování osobních údajů
  • Systémy, zásady a postupy společnosti iGuana obsahují požadavky záměrné a standardní ochrany osobních údajů

Softwarová řešení a služby společnosti iGuana z hlediska GDPR

iGuana poskytuje software pro správu dokumentů a digitální archivaci (iGuana iDM) a služby skenování dokumentů a archivů (ScanFactory).

Software iGuana iDM

Software iGuana iDM je určen pro naše klienty, kteří jej používají ke zpracovávání, správě a archivaci svých dokumentů a/nebo dokumentů svých zákazníků. Pokud používáte software iGuana iDM, který vám je přidělen vaší organizací, podléhá interním předpisům a postupům vaší společnosti v oblasti ochrany osobních údajů podle GDPR. Společnost iGuana nenese odpovědnost za postupy svých zákazníků v oblasti ochrany osobních údajů a bezpečnosti, které se mohou odlišovat od postupů společnosti iGuana. Máte-li tedy v souvislosti se softwarem iGuana iDM, který vám byl přidělen vaší organizací, jakékoli dotazy týkající se ochrany soukromí, obraťte se s nimi na pověřence pro ochranu osobních údajů ve vaší organizaci, systémového administrátora nebo jinou odpovědnou osobu v rámci vaší organizace.

ScanFactory

Služby iGuana ScanFactory jsou určeny pro klienty, kteří si přejí v rámci outsourcingu zadat své archivační činnosti nebo jejich část společnosti iGuana. Za těchto okolností je podle nařízení GDPR společnost iGuana považována za zpracovatele osobních údajů a zákazníci její ScanFactory za správce osobních údajů. Proto přijímáme veškerá nezbytná opatření k zajištění ochrany osobních údajů zpracovávaných pro naše klienty v rámci ScanFactory a jsme jim nápomocni při dodržování jejich povinností. Tato opatření jsou popsána v Chartě GDPR společnosti iGuana, v podrobné dokumentaci shody s právními předpisy, kterou iGuana poskytuje svým zákazníkům divize ScanFactory, a v dohodách o zpracování osobních údajů, které společnost uzavírá se zákazníky ScanFactory. S dotazy týkajícími se ochrany soukromí a činností zpracování osobních údajů, které vaše společnost outsourcuje u ScanFactory, se neváhejte obrátit na pověřence společnosti iGuana pro ochranu osobních údajů.

Daria Mavrenkova
Daria Mavrenkovapověřenec pro ochranu osobních údajů (DPO)

Kontaktujte DPO

Kancelář: +32 2 70 90 103
Mobil: +32 471 136 468
dmavrenkova@iguana-dms.com

Oznámení o ochraně osobních údajů na stránkách iGuana

Naše internetové stránky poskytují bohaté informace o naší společnosti, našich řešeních a službách. Návštěvníkům naší stránky prostřednictvím on-line kontaktních formulářů také nabízíme možnost nás kontaktovat, vyžádat si informace nebo cenové nabídky, zaslat žádost o podporu a ucházet o volná pracovní místa. Bereme na vědomí význam ochrany vašeho soukromí a osobních údajů, které nám při použití těchto kontaktních formulářů poskytujete, a přijali jsme veškerá nezbytná technická a organizační opatření s cílem zabránit neoprávněnému přístupu k nim nebo jejich zpracování.

Jaké údaje zpracováváme a proč?

Zpracováváme pouze osobní údaje, které nám dobrovolně poskytnete pro účely odpovědi na vaše dotazy. To zahrnuje vaše jméno, vaši e-mailovou adresu, vaše telefonní číslo, název vaší společnosti, informace, které uvedete ve svém životopisu nebo v podrobné části žádosti o podporu. Tyto údaje používáme k tomu, abychom vám poskytli vámi požadované informace, zodpověděli vaše dotazy, zareagovali na vaše připomínky či podněty, vyřešili váš problém z hlediska podpory, posoudili vaši žádost o zaměstnání apod. Vaše osobní údaje nikdy nepoužíváme pro účely přímého marketingu, pokud nás výslovně nepožádáte o zaslání marketingových informací. Nezasíláme žádné elektronické zpravodaje a naše stránky nepoužívají soubory cookies.

Kdo má přístup k vašim údajům

K údajům shromážděným prostřednictvím těchto internetových stránek má přístup pouze společnost iGuana. Žádosti, které podáte přes naše internetové stránky, se automaticky předávají příslušným zaměstnancům společnosti iGuana. Informace, které nám poskytnete při podání žádosti o zaměstnání, jsou odeslány přímo osobě odpovědné za nábor a lidské zdroje ve společnosti iGuana a žádosti o podporu jsou směřovány přímo na službu helpdesk společnosti iGuana. Vezměte prosím na vědomí, že internetové stránky společnosti iGuana obsahují externí odkazy na jiné internetové stránky, mj. na stránky našich dodavatelů nebo partnerů. Za zpracování vašich osobních údajů těmito externími stránkami neneseme odpovědnost a vyzýváme vás, abyste se seznámili s jejich příslušnými oznámeními o ochraně osobních údajů.

Vaše práva

Věříme v transparentnost a otevřenou komunikaci s dotčenými osobami. Máte-li s ohledem na použití těchto internetových stránek jakékoli dotazy či obavy, neváhejte kontaktovat pověřence společnosti iGuana pro ochranu osobních údajů.

  • Nemáte povinnost nám poskytovat žádné osobní údaje, a veškeré údaje nám tedy poskytujete zcela dobrovolně
  • Máte právo získat podrobné informace o tom, zda dochází k zpracovávání vašich osobních údajů, a, pokud ano, o jaké údaje se jedná a za jakým účelem
  • Máte právo na přístup ke svým osobním údajům, na omezení jejich zpracovávání a na opravu, aktualizaci či vymazání osobních údajů
  • Máte právo na přenositelnost osobních údajů, tzn. obdržet své osobní údaje a předat je jiné společnosti
  • Máte právo vznést námitku proti zpracovávání svých osobních údajů nebo proti účelu zpracovávání a vznést námitku u příslušných úřadů
  • Máte právo svůj souhlas se zpracováním svých osobních údajů kdykoli odvolat tak, že kontaktujete pověřence společnosti iGuana pro ochranu osobních údajů