Pokud jste se rozhodli pro outsourcing skenování své zdravotní dokumentace, nejdříve si zřejmě vyberete spolehlivou a důvěryhodnou firmu zabývající se skenováním dokumentů. Najít společnost, která dokáže poskytnout kvalitní, konzistentní, rychlé a přesné služby, není vždy snadné. To nejsložitější bývá rozhodnout se, jaká kritéria pro výběr použít a na co se ptát.

Nejde jen o cenu a kvalitu skenování, ačkoli i ty je třeba zohlednit. Jde také o riziko spočívající ve svěření vašeho archivu nesprávné společnosti. Zde je pár užitečných tipů.

  • Renomé: Je samozřejmé, že byste své archivy zdravotní dokumentace měli svěřit společnosti s vynikajícím renomé ve zdravotnictví a solidními zkušenostmi se skenováním zdravotní dokumentace. Firma a její vedení musí mít ve vašem odvětví respekt a musí mít více referencí od renomovaných zdravotnických zařízení.

  • Racionalizovaný proces skenování: Vámi vybraný dodavatel musí mít jasně definované, transparentní skenovací procesy. Jedná se vlastně o postupný itinerář toho, jak v rámci každého skenovacího procesu pracuje. Tento proces by měl v ideálním případě zahrnovat tyto kroky: vyzvednutí archivu, přepravu a příjem na skenovacím pracovišti, přípravu dokumentů, skenování dokumentů, indexaci a třídění, dodání metadat a snímků, důvěrnou skartaci s osvědčením. 

  • Vyřízení urgentních požadavků: Ptejte se, jak hodlá dodavatel vyřizovat vaše urgentní žádosti o skenování nebo fyzické dodání. Pokud požadujete okamžité naskenování nebo fyzické dodání konkrétního spisu, jaký bude proces a časový horizont? Jak tuto žádost provedete a jak budete sledovat její stav? Ve skutečnosti byste měli být schopni kdykoli a v reálném čase získat aktuální informace o stavu jakéhokoli spisu/dokumentu ve svém archivu (ať již urgentního či nikoli). 

  • Kvalita: Ujistěte se, že dokumentové skenery a technologie, které váš dodavatel používá, dokáží zajistit nejvyšší možnou kvalitu snímků. Neptejte se jen, jaké specializované nástroje se používají, ale co ve skutečnosti dokáží. Několik varovných znamení signalizujících možnou ztrátu dat: úplné smazání (nikoli pouhé nezobrazení) prázdných snímků a skenování pouze černobíle nebo barevně (nikoli v obou provedeních). Jak dodavatel zajistí, aby byla opravdu naskenována každá stránka a nic se nevynechalo? 

  • Ochrana údajů a zabezpečení: Ujistěte se, že na pracovištích dodavatele jsou zajištěna přísná opatření v oblasti fyzického přístupu a že jsou pracoviště řádně chráněna moderními zabezpečovacími a protipožárními systémy. Ptejte se, jak dodavatel chrání vaše spisy během přepravy a zda má zapečetěný sklad. Vyhodnoťte jeho IT infrastrukturu z hlediska kapacity zpracování a ptejte se na zabezpečení dat a ochranu informací. Vždy zajistěte chráněný a zabezpečený přenos naskenovaných snímků a metadat. 

  • Skartace s osvědčením: Zkušení poskytovatelé vždy skartují vaše dokumenty v souladu s průmyslovými předpisy pro certifikovanou skartaci tak, abyste se mohli spolehnout, že vaše spisy nikdy neskončí na veřejných skládkách. Pokud provedou skartaci sami, musí k tomu mít certifikaci. Pokud spolupracují se skartační firmou, musí prokázat, že splnili své povinnosti. Osvědčení o certifikované skartaci je nutností. 

  • Kvalifikovaný personál: Pracovníci dodavatele musí mít odpovídající odbornou přípravu a praxi (nejlépe ve zpracování zdravotní dokumentace). Ujistěte se, že jsou pracovníci vašeho dodavatele vázáni dohodou o mlčenlivosti a jsou prověřeni. Musí být rovněž proškoleni v otázkách ochrany osobních údajů, bezpečnosti a práce s důvěrnými materiály. Nebylo by na škodu vyžádat si také jejich životopisy. 

Stručně řečeno, spolehněte se na zavedené firmy, které prokazatelně mají praxi ve vašem odvětví a které poskytují zabezpečená řešení odpovídající nejnáročnějším standardům.