Nemocnice MCL bude po dobu devíti měsíců skenovat svou lékařskou historii za období 15 let. Jedná se o téměř vojenskou operaci. 25 000 000 listů papíru s ručně odstraněnými sponkami a svorkami již brzy poletí „skenovacím tunelem“ v belgickém Zaventemu. Karty 900 000 pacientů nemocnice MCL budou převedeny z papírové podoby do počítače.
„Jedná se o téměř vojenskou operaci,“ říká finanční ředitel René Delleman. Nechce prozradit přesné náklady, ty se však pohybují v řádu milionů. Ve dvou skladištích v průmyslovém areálu Hemrik v Leeuwardenu budou spisy vloženy do krabic na paletách a následně nákladními vozy odeslány do Zaventemu, kde společnost iGuana provede digitalizační projekt.
Epic
Protože součástí projektu jsou citlivé, soukromé materiály, které musí být zároveň stále kdykoli k dispozici, nebylo nic ponecháno náhodě. „Představte si, že specialista bude náhle potřebovat konkrétní spis, který se v dané chvíli zrovna zpracovává. Zatelefonuje se do Belgie a během čtvrt hodiny bude mít digitální verzi.“ iGuana dokáže správnou kartu najít takto rychle, protože každý spis má číslo a čárový kód.
Digitalizace je nutná, protože k 1. dubnu začne nemocnice MCL používat systém Epic. Epic je zcela počítačový systém, který rovněž zahrnuje všechny karty pacientů. Jak vysvětluje Delleman, „Všechny údaje o našich pacientech musíme ukládat po dobu 15 let a některé ještě déle, pokud si to lékař výslovně vyžádá. Všechny tyto informace musí být dostupné rychle a v čitelném formátu, včetně rukou psaných poznámek lékařů a sester.“
11 kilometrů archiválií
V loňském roce byla ke splnění tohoto úkolu ze tří potenciálních uchazečů vybrána společnost iGuana. Tato firma už mnoho let poskytuje své služby celé řadě zdravotnických zařízení. Součástí projektu nemocnice MCL je zpracování cca jedenácti kilometrů archiválií rychlostí přibližně 25 000 spisů týdně. Tyto práce budou dokončeny v srpnu. K 1. dubnu tak sice nebude hotovo, ale to nebude problém. „Nejdříve jsme zpracovali aktuální karty,“ vysvětluje Delleman. Skenovací proces je přísně monitorován. „Platí celá řada ustanovení o ochraně informací. Palety jsou před přepravou zajištěny a zapečetěny. V pracovních prostorech jsou zakázány fotoaparáty a telefony.“
Nemocnice Tjongerschans v Heerenveenu a nemocnice Nij Smellinghe v Drachtenu digitalizují své spisy bez pomoci externí firmy. Nemocnice Tjongerschans zahájila práce v roce 2004, protože archivy byly plné a bylo jasné, že budoucnost bude digitální. Šest pracovníků na plný úvazek provádí v Heerenveenu čištění a skenování 700 000 spisů. Práce bude dokončena v říjnu. V nemocnici Nij Smellinghe trvaly tyto práce zaměstnancům nemocnice osm let.
.jpg)
