Společnost Summa optimalizuje proces plnění závazků pomocí řešení digitálních podpisů a schvalovacích postupů společnosti iGuana

Společnost Summa, světový renomovaný výrobce špičkových řezacích plotrů pro vinylové fólie, profesionálních plochých systémů a pokročilých laserových řezacích strojů, používá systém digitální archivace a správy dokumentů (DMS) iGuana iDM pro zjednodušení a zefektivnění postupů zpracování a schvalování dodavatelských faktur. Mezi klíčové prvky softwarového řešení závazků (AP), dodávaného společností iGuana, patří párování příchozích faktur, nákupních objednávek (PO) a dodacích listů/příjemek zboží a také využití vícestupňového schvalovacího pracovního postupu, který využívá digitálních podpisů.

Společnost Summa je uznávaná pro vysokou kvalitu řezacích plotrů pro vinylové fólie, dokončovacích plochých systémů a laserových řezacích strojů, které společnostem působícím v tiskařství, v oblasti výroby poutačů, v textilním průmyslu, v těžkém průmyslu a v obalovém průmyslu zajišťují ta nejinovativnější řešení pro řezání. Summa patří mezi významné zákazníky společnosti iGuana již téměř deset let. V průběhu let tato společnost neustále rozšiřuje používaná řešení iGuana o další funkce a za pomoci týmu specializovaných konzultantů řešení společnosti iGuana dolaďuje a zdokonaluje stávající pracovní postupy.

Vše začalo poměrně jednoduchým, ale přitom vysoce efektivním řešením, které umožnilo přiřadit všem příchozím fakturám čárový kód, dokumenty za podpory technologie rozpoznávání čárových kódů naskenovat a následně všechny naskenované nákupní faktury a jejich metadata digitálně archivovat pro další zpracování prostřednictvím jednoduchého pracovního postupu pro schvalování faktur. Pro splnění dalších požadavků zákazníka bylo řešení později rozšířeno, aby zahrnovalo další pracovní postup pro párování nákupních objednávek s dodacími listy. Pracovníci společnosti Summa tak mohli před provedením platby snadno zkontrolovat, zda od dodavatelů obdrželi veškeré zboží.

Kromě toho byla do pracovního postupu pro schvalování přidána doplňková kritéria, která na základě údajů shromážděných z faktur systému umožňovala určit, kterým z několika různých schvalovacích řetězců by měly jednotlivé faktury pokračovat. Například faktura převyšující konkrétní částku bude automaticky předána vybraným pracovníkům společnosti Summa ke kontrole a schválení. V současné době efektivně využívá osvědčené řešení iGuana iDM pro zpracování závazků více oddělení společnosti Summa. Několik členů týmu společnosti Summa skenuje dokumenty pomocí specializovaných dokumentových skenerů Kodak (které také dodává společnost iGuana).

Na současném systému je zajímavý pracovní postup pro schvalování nákupních objednávek, který pracuje s digitálními podpisy. Ten také představuje nejnovější rozšíření stávající konfigurace softwaru iGuana iDM. Nákupní objednávky, vytvořené odpovědnými pracovníky společnosti Summa v jejich ERP, jsou pravidelně importovány do systému iGuana iDM ke zpracování. Tam vstupují do schvalovacího postupu, v jehož rámci je kontroluje/schvaluje více osob. Po řadě ověřovacích kroků a v závislosti na jejich výsledku pak systém určí, zda jsou pro konečné schválení dané nákupní objednávky nutné digitální podpisy konkrétních členů týmu společnosti Summa. Nákupní objednávku je možné schválit teprve poté, co je prostřednictvím podpisového modulu systému iGuana iDM vybavena veškerými požadovanými podpisy. Jakmile je schválena, odešle systém iGuana iDM nákupní objednávku automaticky e-mailem odpovídajícímu dodavateli společnosti Summa.

Společnost iGuana se těší na pokračující a plodnou spolupráci s týmem společnosti Summa po řadu dalších let!