Skenování a archivace smluv

iGuana iDM umožňuje organizacím skenovat papírové smlouvy a související dokumenty, indexovat je a třídit v logické struktuře souborů. Každé nové smlouvě se automaticky přiřadí jedinečné ID, což znamená, že každý naskenovaný nebo nahraný soubor a jeho obsah mají v softwaru odpovídající zatřídění a jsou součástí logické stromové struktury. Stávající i nové elektronické dokumenty, jako jsou e-maily, soubory PDF nebo dokumenty MS Office, obrázky a další digitální dokumenty, se automaticky ukládají ve stejné logické stromové struktuře.

Existuje možnost přidat ke každé smlouvě důležitá metadata, jako jsou např. název smlouvy, název dodavatele, popis, odpovědná osoba, oddělení, termín platnosti a další užitečné informace. Další dokumenty přidávané ke smlouvě mohou mít také doplňující indexační údaje, jako např. typ dokumentu, datum apod.

Vyhledávání a získávání dokumentů

Vyhledání konkrétní smlouvy nebo dokumentu souvisejícího se smlouvou je jednoduché: uživatelé zadají svá vyhledávací kritéria do výkonné indexové vyhledávací funkce systému iGuana iDM a objeví se jim seznam všech smluv a souvisejících dokumentů, které vyhovují těmto kritériím. Všechny nalezené dokumenty jsou prezentovány v logicky strukturovaném seznamu, v němž se může uživatel snadno zorientovat díky webovému uživatelskému rozhraní systému iGuana iDM.

Správa verzí a bezpečnost

Všechny smlouvy a související dokumenty jsou v systému iGuana iDM indexovány a archivovány ve formátu bránícím dalším úpravám, který odpovídá právním předpisům. Každá verze dokumentu je jasně označena a žádná starší verze se nikdy nemaže, což uživatelům umožňuje nahlédnout jak do nejnovější verze, tak do verzí starších. Veškeré kroky prováděné zaměstnanci nad konkrétními dokumenty jsou zaznamenány v úplné auditní stopě.

Přístup k smluvním dokumentům, přidávání dokumentů nebo úprava metadat / indexových dat dokumentu jsou povoleny pouze oprávněným uživatelům. Díky tomu máte jistotu, že vždy máte jednoznačný a kompletní přehled o tom, co se s kterým dokumentem dělo, o jeho aktuální verzi a stavu.

Integrace do stávajících systémů

Rešení iGuana iDM lze integrovat do vašeho ERP systému (jako např. SAP, Oracle PeopleSoft, Microsoft Dynamics NAV apod.), účetního nebo jakéhokoli jiného systému. Jedna z hlavních výhod spočívá v tom, že vaši zaměstnanci mohou snadno přistupovat k dokumentům uloženým v iGuana iDM prostřednictvím známého rozhraní vašich stávajících IT aplikací.

Integrace také umožňuje propojení dokumentů ve vašich stávajících systémech se smlouvami archivovanými v systému iGuana iDM, tedy např. souvisejících faktur, objednávek, příloh a dalších dokumentů. Tím je zajištěno, že uživatel má vždy kompletní přehled veškeré dokumentace související s konkrétní smlouvou.

Oznámení a upozornění

Aby v organizaci nedocházelo k nežádoucím překvapením, jako je např. zmeškání konce platnosti nebo termínu prodloužení smlouvy, systém iGuana iDM uživatele automaticky upozorňuje na klíčová data. Oznámení se zasílají e-mailem oprávněným pracovníkům v souladu s dříve nastavenou lhůtou pro upozornění, jako např. 30 nebo 90 dnů předem. Tím je zajištěno, že vaše organizace již nikdy nezmešká důležitý smluvní termín.

Zabezpečení a dodržování předpisů

V systému iGuana iDM je dodržování právních i regulačních předpisů zajištěno automaticky, včetně ochrany citlivých údajů před neoprávněným přístupem, archivace bez možnosti úprav dokumentů a dodržování zásad pro uchovávání a likvidaci dat i pravidel ochrany osobních údajů. Všechny dokumenty jsou šifrované a vy máte k dispozici podrobné protokoly o přístupu k datům.

Zjednodušte svou správu dokumentů se systémem iGuana iDM.

Stáhněte si naši brožuru zde.